La phase de lancement commence avec la décision du commanditaire de lancer la démarche sur base du dispositif d'accompagnement convenu.
- La phase de lancement se traduit donc tout d'abord par la mise en place de ce qui a été prévu dans ce dispositif.
- Elle comprend la mobilisation des équipes utiles ainsi que la préparation du matériel et des équipements nécessaires.
- Dans les changements majeurs ou à forts enjeux, elle inclut également la préparation d’un lancement officiel, parfois important et solennel, de la démarche.
- C’est alors une phase à forte dimension symbolique — visibilité et impulsion — et organisationnelle — coordination, communication et activation des dispositifs d’accompagnement.
- La phase de lancement vise à installer les conditions opérationnelles de la réussite, à mobiliser les acteurs et à amorcer les premières actions visibles.
- Elle doit permettre de poser un cap clair, de fédérer les acteurs et de rendre le changement lisible.
Nous allons passer en revue dans cet article :
👉 Etape 2 : lancer la démarche avec un kick-off
👉 Etape 3 : ajuster déjà face grâce aux premiers feedbacks
👉 Etape 4 : déployer les composantes du dispositif d'accompagnement
👉 Passer en revue les principaux livrables de cette phase
Etape 1 – Mettre en place le dispositif d'accompagnement
Nous retrouverons à cette étape des activités fréquente telles que :
Recevoir la lettre de mission.
Réunir l’équipe d’accompagnement.
Regrouper les ressources matérielles.
Ouvrir un espace numérique partagé.
Établir les autorisations budgétaires.
Mettre en place les outils de suivi : indicateurs, tableaux de bord et reporting.
Préparer les supports de communication.
Organiser la logistique du lancement : locaux, invitations, messages clés, supports d’information et calendrier.
Etape 2 – Lancer officiellement avec un kick-off
Préparer le kick-off
Organiser un événement de lancement adapté à la taille du dispositif : simple, accompagné, majeur, critique ou spécial.
Présenter la vision, les enjeux, l’équipe, les rôles et le calendrier.
Lancer officiellement les indicateurs et le suivi.
Recueillir à chaud les premiers retours sur la lisibilité, l’acceptabilité et les points de vigilance.
Réussir le kick-off
Voir : « Réussir un kick-off »
Lancer la campagne d’information
Ouvrir une page web ou intranet.
Envoyer un communiqué officiel par courriel.
Diffuser des vidéos de synthèse du kick-off.
Mettre à disposition les supports de présentation du kick-off.
Envoyer les premières campagnes d’information.
Séquence 3 – Ajuster
Il s’agit, après le kick-off, d’effectuer un premier tour des feedbacks.
Regrouper en équipe les premiers retours du kick-off
Analyser les feedbacks du kick-off.
Lister les signaux forts et faibles collectés.
Recueillir les premiers retours de l’équipe.
Identifier les premières variables d’action.
Prendre en considération ses propres ressentis.
Activer les canaux de rétroaction
Écouter les feedbacks formels et informels.
Identifier les points de vigilance et les précisions à apporter.
Recueillir les propositions d’adaptations locales.
Organiser le premier comité de pilotage post-lancement
Recueillir les premiers retours sur l’installation de l’équipe.
Réaliser une synthèse des avis, des réactions et des retours.
Traiter les premières questions pratiques.
Assurer un premier suivi des points de vigilance.
Proposer, si nécessaire, un ajustement des messages, du rythme, des priorités ou des ressources.
Renforcer la communication interne afin de lever les incompréhensions.
Recalibrer les premiers livrables si des écarts apparaissent.
Séquence 4 – Déployer le CAFE-BULLE
Vient ensuite une phase intense et rapide de préparation. Elle se traduit par la mise en place de l’équipe, du dispositif et du système documentaire.
Les travaux préparatoires sont traduits en premières actions, en bons de commande et en décisions pratiques. On commence à associer officiellement les acteurs : informer, inviter et impliquer.
Mobiliser les agendas
Prendre les premiers rendez-vous officiels.
Partager les agendas.
Informer officiellement les acteurs sur leurs rôles et les attentes à leur égard.
Établir une liste de tâches personnalisée en fonction du RACI.
Lancer la distribution des tâches et programmer les premières réunions de travail.
Lancer les actions prioritaires.
Activer les rôles d’accompagnement sur le terrain.
Programmer les réunions de l’équipe.
Déployer les composantes du CAFE
CAFE : Communication, Action, Formation et Équipe d’accompagnement — dispositifs accompagnés.
Déployer les plans de communication ciblés.
Mettre notamment en place la logistique de communication.
Faire cascader et diffuser l’information selon le plan de communication et les ajustements post-kick-off.
Organiser les autres sessions d’information.
Envoyer les invitations aux premiers groupes d’action ainsi qu’aux premières réunions de travail et d’accompagnement. Préciser la programmation et les dates utiles.
Commencer à évaluer les premiers retours et mettre en œuvre le reporting.
Garantir un flux continu et cohérent d’informations.
Déployer les composantes du BULLE — dispositifs majeurs
BULLE : cinq composantes internes à assurer — Budget, Unité de commandement, Livrable documentaire, Logistique et Évaluation.
Tester les procédures d’achat et de logistique.
Établir les autorisations budgétaires.
Réaliser une interview filmée du porteur de la démarche.
Ouvrir l’espace de partage documentaire.
Rédiger une note de synthèse des premiers retours après le kick-off.
Livrables classiques en fin de phase de lancement
Plan de communication détaillé : messages, cibles, canaux et calendrier.
Calendrier opérationnel comportant les jalons clés et les points de contrôle nécessaires au pilotage du développement.
RACI complet de l’équipe projet et des relais internes.
Supports du kick-off : présentations, vidéos et documents partagés.
Tableau de suivi initial comprenant les indicateurs et les modalités de reporting.
Plan CAFE-BULLE décliné par action et par responsable.
Synthèse des feedbacks du lancement et plan d’ajustement associé.
Accès de l’équipe aux logiciels partagés.
Réservation des lieux et des équipements nécessaires aux réunions et aux activités de pilotage du développement.
La phase de lancement se termine par
La phase de lancement s’achève lorsque le kick-off a été réalisé, que les dispositifs CAFE et BULLE sont pleinement activés et que les agendas des acteurs clés sont mobilisés.
Plus précisément, elle peut se terminer lors du premier comité de pilotage organisé après le kick-off. Celui-ci permet d’établir un premier bilan et de lancer le pilotage du développement ainsi que l’accompagnement du changement.
👉 Téléchargez le guide pratique complet : "Réussir ses phases de lancement"