Les essais (programme d')

Les essais sont des expérimentations contrôlées menées dans des conditions proches de la réalité opérationnelle pour vérifier la faisabilité, les effets, les gains obtenus, la robustesse et la pertinence d’un produit, d’un service, d’un processus ou d’une solution avant son adoption définitive.

Les opérations d’essais vérifier le fonctionnement du futur système à implanter pour accompagner le changement.

Le principe étant bien sûr d'essayer avant toute implantation.

Avec comme corolaire, de lancer les essais dès qu'une partie, un volet, des fonctionnalités techniques commence à être disponibles.

Nous serons donc sensible dans la plupart des démarches - notamment technique - à lancer ces programmes d'essais le plus en amont possible

Le principe de base est d'essayer avant d'implanter.
La réalité est souvent bien différente : manque de temps, goût du risque...
Pour sécuriser l'implantation future de ce système en développement
le manager du changement intégrera donc dans son dispositif
le temps, la dynamique entre acteurs et les moyens de faire ces essais utiles

Dans cet article nous abordons :

1. Cadrer le périmètre d'essais souhaité
2. Choisir le type de programme d'essais utile
3. Lister les paramètres d’essais à collecter
4. Faire sans doute une distinction entre tests et essais
5. Quelques balises pour réussir ces essais
6. Le caractère progressif de ces essais
7. Exploiter réellement les résultats des essais
8. Quelques points d'attention spécifiques pour le manager du changement

Etape 1 : cadrer le périmètre d'essais souhaité

• Avant de lancer une phase d’essais, il convient de préciser les résultats attendus et les conditions de réalisation que l'on veut vérifier. 
• Déterminer précisément ce que l’on souhaite vérifier, par exemple la fiabilité, la performance, l’acceptabilité, l’ergonomie ou la facilité d’utilisation.
• Lister les critères de réussite visés : enjeux, objectifs chiffrés et résultats attendus, ce qui était prévu dans le cahier de charge ou dans les offres des sous-traitants
• Définir le périmètre : préciser le nombre de sites, d’équipes, de services ou d’utilisateurs concernés.

📝 Nous pouvons formuler une demande aux experts en précisant ce qu'il faut essayer

Etape 2 : choisir le type de programme d'essais utile

La première étape est de distinguer entre quatre types programmes d’essais différents.

Les programmes d’essais fonctionnels

• Tester le nouveau mode de fonctionnement dans son ensemble.
• Vérifier les résultats obtenus, la facilité d’utilisation et la cohérence générale du dispositif.
• Identifier les anomalies, les limites et les ajustements nécessaires.

Les programmes de paramétrages

• Vérifier la précision et la conformité de ce qui est produit.
• Régler les commandes, les fonctionnalités et les paramètres utiles.
• Ajuster les configurations aux besoins des utilisateurs et aux exigences opérationnelles.
• Préciser et actualiser la documentation opérationnelle.

Les programmes d’entraînements

• Essais en conditions réelles
• Vérification du fonctionnement du dispositif avec les opérateurs
• Apprendre à utiliser au mieux le nouveau mode de fonctionnement.
• Développer les compétences et les automatismes nécessaires.
• Vérifier les limites, les qualités et les gains possibles du dispositif.
• Préparer les utilisateurs à une utilisation autonome en situation réelle.

Les programmes de performances

• Simulation d'intégration dans son environnement opérationnel.
• Vérifier les résultats obtenus.
• Faire varier les paramètres pour cibler les meilleures configurations.
• Combiner la performance technique et la maîtrise des opérateurs.
• Améliorer encore les gains constatés.
• Décomposé en différents "essais de montée en charge" progressifs.

📝 Nous pouvons ajouter à "ce qu'il faut essayer", le "type de programme souhaité".

Etape 3 : lister les paramètres d’essais à collecter

Un programme d’essais peut combiner plusieurs niveaux de vérification :

• des Essais unitaires : vérification séparée de chaque composant ou fonctionnalité clé.
• des Essais fonctionnels : validation du fonctionnement d'une composantes 
• des Essais intégrés : validation du fonctionnement conjoint de différentes composantes
• des Essais utilisateurs : évaluation du dispositif par les utilisateurs, dans une situation de travail de plus en plus réelle ou représentative.

Il convient alors de choisir les indicateurs et paramètres utiles à observer :

• choix des indicateurs quantitatifs : taux d’utilisation, nombre d’incidents, gains de temps, niveau de performance ;
• choix des indicateurs qualitatifs : satisfaction, perceptions, difficultés rencontrées, suggestions d’amélioration.
• choix de paramètres qui permettent de vérifier la précision et la conformité de ce qui est produit.
• Identifier les règles, les commandes, les processus décisionnel, les variables de pilotage

Nous pouvons alors organiser le programme de test choisi

• Planifier la durée : prévoir une période suffisamment longue pour observer les comportements et les effets, mais suffisamment courte pour éviter l’essoufflement des participants.
• Définir le périmètre exact de test : équipement, fonctionnalités, acteurs utiles
• Lister et préciser la documentation technique et opérationnelle utile
• Rassembler les outils de mesure, de métrologie nécessaires
• Définir la procédure pratique de collecte des paramètres et indicateurs

📝 Les experts peuvent développer tout ce qui sera utile pour réaliser le "programme souhaité".

4. Distinguer tests et essais

Il peut être utile pour un manager du changement de distinguer la notion "d'essais" de cette de "tests" ( bien que cette distinction soit plutôt d'ordre de la précision technique (et demande à être adaptée avec chaque expert).

L'intérêt pour le manager du changement repose sur les acteurs impliqués finalement assez différents entre le volet "tests" (experts et techniciens) et le volet "essais" (techniciens et utilisateurs finaux).

5. Quelques balises pour réussir ces essais

👉 Formaliser un plan d'essais : lister les observations à faire, les relier à des consignes de collecte ou d'observation, y ajouter les méthodes d’évaluation des résultats.

👉 Anticiper les critères permettant de passer à l’étape suivante ou au déploiement global.

👉 Planifier le calendrier des essais le plus en amont possible avec les acteurs utiles (ou vérifier leur disponibilités habituelles)

👉 Préparer si nécessaire les documents ou logiciels de collecte  : formulaires type de collecte systématique des paramètres utiles, format et questionnaires d'enquêtes, guides d'entretiens, listes d'observations sur le terrain, relevés d’incidents et points de suivi réguliers.

👉 Organiser l’accompagnement : prévoir la communication, la formation et l’assistance nécessaires pendant toute la durée des essais.

👉 Tester soi-même son programme d'essais, puis l'essayer avec deux ou trois complices pour s'assurer de sa lisibilité et ajuster les collectes aux besoins de l'essais.

👉 Traduire les objectifs de chaque essais en éléments de débriefing avec les parties prenantes qui font le test. Il est parfois utile de rester vague sur les enjeux de l'essais pour en préserver le caractère spontané mais il est important que les participants repartent avec une lecture cohérente au moins de leurs apports.

👉 Vérifier au moins un échantillons des résultats obtenus

👉 Identifier dans un document unique les correctifs, les anomalies, les limites et les ajustements nécessaires.

👉 Avoir  anticiper le type de correction après les conclusions de l'essais 

👉 Programmer déjà la phase suivante d'essais

6. Une logique d'essais progressifs

Ces essais ont bien sûr le plus souvent un caractère technique : on vérifier si le nouveau système est globalement opérationnel, on peut tester sa capacité de production, on y règle de plus en plus précisément le paramètre. Progressivement on peut alors l'insérer dans l’environnement de production et essayer les interfaces amont, aval et latérales pour vérifier qu'elles sont elles aussi conforment. Il convient alors de créer des bancs d'essais avec les outils de mesure utile, où l'équipe de développement faire efficacement ces essais sans déranger la production. On pourra parler ici de prototype de développement.

Les essais peuvent alors prendre un volet plus humain : on peut commencer à s’entrainer, permettent à des utilisateurs clés, des bêta-testeurs volontaires de jauger, de mesurer, de valider, de se familiariser, de prendre en main et de commencer à maîtriser un nouveau mode de fonctionnement. Ces essais avec les utilisateurs permettent d’identifier les ajustements nécessaires, de réduire les risques d'implantation et de confirmer que les objectifs fixés sont atteignables dans le contexte visé. Il convient alors de créer des bancs d'essais, des serveurs de test ou des simulations d'usage qui permettent à différents acteurs de tester dans des conditions de plus en plus réaliste ce nouveau système. On pourra parler ici de prototype d'essais.

Enfin les essais quand ils commencent à intégrer la majorité des composantes techniques et humaines peuvent permettre d'esquisser les premiers gains économiques réels : gains de productivité, réduction de certains coûts.

7. Exploiter réellement les résultats des essais

À l’issue du programme, il convient de :

• Comparer les résultats obtenus aux critères de réussite définis initialement.
• Recenser les anomalies, les difficultés et les écarts constatés.
• Prioriser les corrections et les ajustements nécessaires.
• Vérifier les corrections apportées au moyen de nouveaux essais.
• Décider de la généralisation, de la prolongation, de l’adaptation ou de l’arrêt du dispositif.
• Se défier du biais de confirmation, où l'on cherche ce qui valide plutôt que ce qui dérange

8. Quelques points d’attention pour le manager du changement

Les tests sont bien sûr généralement conçus et menés par les techniciens ou les experts de la machine ou du futur système à installer.

Le manager du changement sera cependant attentif à vérifier :

• l'utilité réelle des tests
• leur documentation 
• la sélection représentative des participants pour que les résultats soient transposables
• l'implication de plus en plus large de différentes parties prenantes
• la gestion des attentes : expliquer que l’essai peut révéler des problèmes et nécessiter des ajustements
• des bouclages ou des retours rapides : corriger et réessayer avant un déploiement large.
• le suivis réels des correctifs 
• l'actualisation de la documentation et la coordination avec l'ensemble du système
• une communication type COS pour éviter que l’essai soit perçu comme le produit final, que l'origine de la demande soit interprétée ou encore que l'objectif de l'essais soit flou.

Source : Référentiel IMCM en Management du changement - www.imcm.eu