Instance décisionnelle regroupant les principaux décideurs représentant les parties prenantes, le comité de pilotage, ou COPIL, constitue l’instance de gouvernance la plus fréquente d’une démarche de changement.
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Pratiquement, le comité de pilotage est animé le plus souvent par un président représentant le commanditaire. Celui-ci peut être un manager, le principal responsable du périmètre concerné par le changement, le demandeur lui-même ou encore un sponsor désigné pour accompagner la démarche.
Le travail du comité de pilotage est préparé et documenté généralement par le responsable de la démarche et le manager du changement avec l'aide de l'équipe ou du réseau d'accompagnement dans les démarches plus importantes.
Le comité de pilotage est habituellement chargé de suivre l’avancement, de valider les orientations et d’arbitrer les points critiques : c'est alors l'organe approbateur de la démarche.
Lieu officiel de dialogue entre les décideurs
Le comité de pilotage réunit généralement des représentants de la direction, des métiers concernés, des experts et, parfois, des parties prenantes externes. Il rassemble les décideurs officiels ou les personnes disposant d’une délégation des principales parties prenantes concernées par la démarche de changement.
Il assure ainsi la légitimité et la continuité managériale du changement. Il permet de prendre des décisions structurantes et d’appuyer les relais opérationnels pendant les périodes sensibles.
Sa composition et son rôle doivent être clairement définis. Ils peuvent évoluer, en composition comme en intensité, selon les différentes phases de la démarche.
Organe de suivi régulier du plan d’accompagnement
La mission principale du comité de pilotage consiste à vérifier régulièrement la bonne exécution de la lettre de mission par l’équipe chargée de l’accompagnement du changement, ainsi que l’efficacité du dispositif mis en œuvre.
Il constitue l’organe de décision susceptible d’adapter la démarche en fonction des contextes rencontrés, afin de favoriser l’atteinte de ses objectifs et la prise en compte de ses enjeux.
Il doit donc être en mesure de prendre rapidement les décisions nécessaires à chaque étape du processus de conception, de lancement, d’animation et de suivi de la démarche de changement.
Un travail décisionnel organisé et documenté
Le comité de pilotage travaille sur la base d’un ordre du jour préparé conjointement par son président et le responsable de la démarche de changement.
Ses réunions sont planifiées à l’avance, selon une fréquence pouvant aller d’une réunion mensuelle à une réunion trimestrielle, en fonction de l’intensité du suivi, de l’enchaînement des phases et des dates clés de la démarche.
Son travail est facilité par la tenue d’un tableau de bord, même simplifié, présentant notamment :
l’état d’avancement des actions réalisées ;
la programmation du reste à faire ;
la gestion des retards et des écarts par rapport au calendrier ;
la consommation des moyens, du temps et des budgets ;
les risques et les nouvelles opportunités ;
les décisions à prendre.
Les réunions du comité de pilotage donnent généralement lieu à la rédaction d’un compte rendu officiel ou d’un procès-verbal reprenant les décisions prises, ainsi que les remarques, les demandes et les contributions nominatives des différentes parties prenantes.
Dans les démarches les plus compactes, le comité de pilotage peut cumuler les fonctions de comité de coordination, voire de groupe de travail.
Un règlement intérieur peut notamment préciser :
la liste officielle des membres disposant d’un droit de vote ;
les modalités de vote, de convocation et d’animation ;
le rythme des réunions ;
les modalités applicables en cas d’absence et de remplacement d’un membre ;
les rôles du président et du secrétaire de séance ;
toute autre disposition utile au bon fonctionnement de l’instance.
Dans les dispositifs majeurs : le comité de direction
Dans les démarches majeures, stratégiques ou critiques, le comité de pilotage peut être directement constitué par le comité de direction habituel, éventuellement complété par quelques acteurs clés de la démarche.
En tout état de cause, le commanditaire et/ou le comité de direction de l'organisation conservent le dernier mot sur les décisions du comité de pilotage. Celui-ci peut lui faire remonter (réescalader) les décisions qui dépassent ou semblent dépasser le mandat qui lui a été confié.
Source : Référentiel IMCM en management du changement - www.imcm.eu