Dans le référentiel IMCM, les différents acteurs d’une démarche de changement peuvent être regroupés selon une logique proche du RACI, adaptée au management du changement :
- Réalisateurs : conçoivent, organisent et mettent en œuvre la démarche.
- Approbateurs : autorisent, arbitrent, valident et engagent les ressources.
- À consulter : apportent une expertise, représentent des intérêts ou contribuent à la qualité des décisions.
- À informer : doivent recevoir une information adaptée sur les décisions, l’avancement et les résultats.
1. Réalisateurs
Les réalisateurs assurent la préparation, la conduite et la mise en œuvre opérationnelle du changement.
- Manager ou responsable de la démarche de changement : organise et pilote l’ensemble de la démarche.
- Équipe d’accompagnement du changement : prépare et déploie les actions de sensibilisation, de communication, de participation, de formation et de soutien.
- Chef de projet : pilote la réalisation technique du projet et coordonne les livrables, les délais, les coûts et les ressources.
- Équipe projet : conçoit et réalise la solution technique, organisationnelle ou numérique.
- Responsables de chantier : pilotent une composante particulière de la transformation.
- Change Management Office – CMO : fournit le référentiel, les méthodes, les outils, les tableaux de bord et, selon les cas, un appui opérationnel aux démarches.
- Sponsor : apporte son crédit confiance social ou institutionnel quand l'équipe en a besoin.
- Mentors : apporte son expertise technique, métier quand l'équipe en a besoin.
- Experts métiers : traduisent les besoins opérationnels et participent à la conception des nouvelles pratiques.
- Utilisateurs clés ou key users : testent la solution, formulent des retours, accompagnent leurs collègues et facilitent l’implantation.
- Managers de proximité : expliquent le changement, organisent sa mise en œuvre dans leur équipe et régulent les difficultés du terrain.
- Formateurs, accompagnateurs, coaches ou facilitateurs : développent les compétences et soutiennent l’appropriation.
- Responsables de la communication : conçoivent et diffusent les supports et les actions de communication.
- Fonctions techniques concernées : informatique, méthodes, qualité, logistique, maintenance, sécurité ou gestion des processus.
2. Approbateurs
Les approbateurs disposent de l’autorité nécessaire pour donner le feu vert, engager des moyens, effectuer des arbitrages ou valider les résultats.
- Commanditaire : porte la légitimité du changement, engage les moyens et prend les décisions majeures.
- Direction générale ou comité de direction : valide les orientations stratégiques, les priorités, le budget et les principales étapes.
- Comité de pilotage : examine l’avancement, arbitre les écarts et valide les adaptations importantes.
- Maîtrise d’ouvrage ou propriétaire du changement : valide les besoins, les livrables et l’aptitude de la solution à répondre aux objectifs.
- Direction métier concernée : accepte les impacts sur son périmètre et valide les nouvelles modalités de fonctionnement.
- Responsable budgétaire : autorise les dépenses et les éventuels ajustements financiers.
- Instances de gouvernance : conseil d’administration, conseil de surveillance, autorité de tutelle ou assemblée compétente lorsque le changement touche aux orientations institutionnelles.
- Instances réglementaires ou de contrôle : valident les éléments relevant de leur champ de compétence lorsque cette approbation est obligatoire.
Un principe important consiste à désigner un approbateur final clairement identifiable pour chaque décision. Une validation collective ne doit pas conduire à diluer la responsabilité décisionnelle.
3. Parties-prenantes à consulter
Ces acteurs sont sollicités avant certaines décisions. Ils apportent une expertise, expriment des besoins ou évaluent les impacts du changement.
- Collaborateurs et futurs utilisateurs : décrivent la réalité du travail, les difficultés et les besoins d’accompagnement.
- Managers de proximité : évaluent la faisabilité et les conséquences opérationnelles.
- Experts métiers et techniques : analysent les contraintes, les risques et les conditions de mise en œuvre.
- Direction des ressources humaines : examine les impacts sur les emplois, les compétences, les responsabilités, les conditions de travail et les parcours professionnels.
- Partenaires sociaux et représentants du personnel : apportent leur lecture des conséquences sociales et interviennent dans le dialogue social ou les consultations obligatoires.
- Responsables de la prévention, de la sécurité et du bien-être au travail : analysent les risques professionnels et psychosociaux.
- Responsables juridiques et délégués à la protection des données : évaluent la conformité juridique, contractuelle et réglementaire.
- Contrôle de gestion et direction financière : examinent les coûts, les gains, les capacités de financement et les indicateurs économiques.
- Qualité, audit et gestion des risques : vérifient la conformité, la maîtrise des risques et la robustesse des processus.
- CMO ou PMO : apportent une vision transversale des méthodes, des dépendances, du portefeuille et des capacités disponibles.
- Leaders d’opinion et relais informels : permettent de comprendre les perceptions et les dynamiques collectives.
- Clients, usagers, citoyens, bénéficiaires, fournisseurs ou partenaires : sont consultés lorsque le changement affecte leur expérience, leurs obligations ou leurs relations avec l’organisation.
4. Parties prenantes à informer
Ces acteurs ne participent pas nécessairement aux décisions, mais doivent comprendre ce qui change, pourquoi, quand et avec quelles conséquences.
- Ensemble des collaborateurs concernés.
- Équipes indirectement touchées par le changement.
- Managers des services connexes.
- Utilisateurs actuels et futurs de la solution.
- Autres projets, programmes ou chantiers dépendants.
- Fonctions support concernées.
- Partenaires sociaux, au-delà des consultations formelles.
- Clients, usagers ou bénéficiaires.
- Fournisseurs, sous-traitants et partenaires externes.
- Autorités de tutelle, organismes financeurs ou instances de contrôle.
- Ensemble de l’organisation, lorsque le changement possède une portée stratégique ou culturelle.
Sources : Référentiel IMCM en Management du Changement - www.imcm.eu