Dans certaines démarches de changement, il est nécessaire de conduire des analyses spécifiques : analyse de la valeur, analyse de marché, analyse des risques, analyse swot, analyse de maturité technologique ou encore analyse de l’alignement stratégique.
Ces travaux d'analyse aboutissent généralement à la production d’un rapport d’analyse.
Or, ces rapports ne sont pas toujours aussi structurés, lisibles et utiles à la décision qu’ils pourraient l’être.
Pourtant, mener une analyse représente souvent un investissement important :
- création d'un groupe de travail interne
- mobilisation d’experts internes et externes
- collecte et traitement de données parfois achetées à l'extérieur
- familiarisation à l'utilisation de référentiels spécialisés
- recherche des écarts intéressant entre notre mode de fonctionnement et le tableau global analysé
Il existe donc un véritable enjeu à produire des rapports d’analyse performants, capables de valoriser le travail accompli et d’en traduire les résultats en décisions et en actions.
Rappelons-nous au moins les trois fonctions principales du rapport d’analyse
Un rapport d’analyse doit principalement permettre de :
- Comparer des situations, des données ou des références afin de faire apparaître des écarts, des convergences, des forces, des faiblesses ou des évolutions.
- Dégager des enseignements et des pistes intéressantes, notamment à partir des pratiques observées au sein de l’organisation, dans d’autres organisations ou dans l’environnement externe.
- Faciliter la prise de décision en présentant clairement les options envisageables, leurs avantages, leurs limites, leurs risques et leurs conditions de mise en œuvre.
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Si nous concevons bien une analyse comme un comparatif entre l'interne et l'externe le rapport d'analyse devrait se structurer sur les comparatifs, les écarts les points forts en interne, les éléments intéressants captés à l'extérieur |
Différences entre un rapport d’étude et un rapport d’analyse
La distinction entre un rapport d’étude et un rapport d’analyse n’est pas toujours absolue : si une étude est essentiellement menée en interne et si une analyse est fondée sur une comparaison interne-externe alors :
Le rapport d’étude visera principalement à décrire et à comprendre la situation actuelle et les pistes de changement intéressantes.
Il s’appuiera et synthétisera essentiellement :
- des données internes à l’organisation ;
- des chiffres et des indicateurs existants ;
- des documents disponibles ;
- des observations de terrain ;
- des entretiens ;
- des questionnaires ;
- des ateliers ou des groupes de travail internes.
Un rapport d'étude permet de caractériser la situation actuelle, d’identifier les besoins et de préciser la situation future souhaitée.
Le rapport d’analyse cherche davantage à interpréter, à comparer, à évaluer ou à positionner les données recueillies en interne avec ce qui se passe autour de l'entreprise, de l'organisation, du service public.
Le rapport d'analyse devrait alors mettre les informations internes en perspective avec :
- des données de marché provenant d’agences ou d’organismes indépendants ;
- des pratiques observées dans d’autres organisations ;
- des données sectorielles ;
- des normes et des règles comptables ou juridiques ;
- des référentiels de maturité ;
- des échelles de développement technologique ;
- des grilles reconnues d’analyse des risques ;
- des études comparatives ou des benchmarks ;
- des critères d’alignement stratégique.
L’analyse devrait faire surgir des points forts internes à renforcer et des pistes intéressantes de changement venant d'un concurrent ou de références externes.
Axer et organiser le rapport d'analyse sur une base principalement comparative
Un rapport d’analyse comporte généralement davantage de représentations comparatives qu’un rapport d’étude. Il peut notamment intégrer :
- des tableaux comparatifs ;
- des matrices de positionnement ;
- des graphiques d’écarts ;
- des cartes de risques ;
- des analyses de tendances ;
- des radars de maturité ;
- des comparaisons entre scénarios ;
- des synthèses des avantages et des limites ;
- des infographies facilitant la lecture des résultats.
Ces représentations doivent permettre d’identifier rapidement :
- ce que l’organisation réalise mieux que ses références externes ;
- ce qui semble plus performant à l’extérieur ;
- les pratiques intéressantes observées chez différents acteurs ;
- les écarts les plus significatifs ;
- les risques ou les opportunités à prendre en considération ;
- les domaines dans lesquels un investissement ou un changement paraît prioritaire.
Des conclusions orientées vers la prise de décisions
Le rapport d’analyse ne doit pas se limiter à juxtaposer des chiffres, des graphiques ou des pratiques externes. Il doit expliquer la signification des écarts observés et leurs conséquences pour l’organisation.
Il doit donc aboutir à :
- des constats argumentés ;
- des enseignements clairement formulés ;
- des options ou des scénarios comparés ;
- des priorités d’action ;
- des préconisations justifiées ;
- une recommandation utile à la décision.
Un rapport d’analyse performant transforme ainsi des données nombreuses et parfois complexes en une lecture structurée de la situation, puis en options décisionnelles actionnables.
Quelques recommandations toujours utiles
Voici quelques recommandations pour rédiger un rapport d’analyse efficace, notamment dans le contexte d’une démarche de changement :
1. Page de garde et contexte général
- Titre clair et précis de l’étude.
- Auteur(s), fonction(s) et organisation.
- Date et version du document.
- Mention éventuelle du caractère confidentiel du document.
2. Sommaire exécutif (Executive Summary)
- Objectif : permettre à un décideur pressé de comprendre l’essentiel de ce qu'il faut décider.
- Contenu recommandé : la question ou le problème initialement posé ainsi que la méthode utilisée, présentée en deux ou trois lignes.
- Présenter les principaux constats.
- Indiquer les décisions à prendre et les préconisations privilégiées.
- Privilégier une écriture concise, orientée vers les résultats et dépourvue de jargon technique inutile.
- Limiter le sommaire exécutif si possible à une page recto verso.
- Prévoir, si nécessaire, des renvois vers les différents chapitres du rapport.
3. Rappel de la question initiale
- Présenter la question, l’hypothèse ou la problématique à l’origine de l’analyse.
- Préciser pourquoi cette question est importante et quels en sont les enjeux stratégiques.
- Définir le périmètre de l’analyse en précisant ce qui est inclus et ce qui en est exclu.
4. Constats et analyse
- Décrire les observations, les données et les tendances.
- Structurer les constats par thèmes ou par dimensions.
- Étayer l’analyse à l’aide de données chiffrées, de graphiques et de citations représentatives.
- Distinguer les faits objectifs des perceptions subjectives
5. Conclusions
- Synthétiser les enseignements tirés des constats.
- Mettre en évidence les points critiques.
- Hiérarchiser les conclusions selon leur importance et leur degré d’urgence.
6. Préconisations
- Préconiser des adaptations et/ou des prises de décision.
- Proposer plusieurs scénarios ou options en précisant, pour chacun, les avantages, les limites, les risques et les conditions de mise en œuvre.
- Indiquer, parmi ces préconisations, celle qui est recommandée. On utilisera alors le terme de « recommandation », en justifiant cette préférence au regard de son impact, de sa faisabilité et de sa cohérence stratégique.
7. Annexes
- Conditions de réalisation de l’analyse : calendrier, contraintes et moyens mobilisés.
- Sources utilisées : documents, entretiens, observations et bases de données.
- Données analysées et éventuels détails méthodologiques.
- Tableaux comparatifs, matrices et cartes : par exemple, analyse SWOT, matrice d’impact ou benchmarks.
Points de vigilance pour produire un rapport efficace
- Donner un titre et une référence/code unique au document
- Noter sa version et insérer alors ce qui a changer depuis la version précédentes
- En numéroter et sous-titrer les pages.
- Structurer dans une table des matières en trois niveaux maximum de titres pour faciliter la navigation.
- Rester factuel dans la présentation des constats et explicite dans la formulation des préconisations.
- Ne pas surcharger le sommaire exécutif : il doit pouvoir être lu en moins de cinq minutes et faire une ou au maximum 2 pages recto verso.
- Relire et faire relire le rapport afin d’en assurer la cohérence, la précision et l’absence d’ambiguïté.
- Adapter le niveau de détail au public cible : comité de direction, responsables opérationnels ou partenaires.
👉 Revenir à la notion d'analyse dans le référentiel IMCM
👉 Voir aussi comment rédiger une note d'étude
Source : Référentiel IMCM en Management du changement - www.imcm.eu