La cartographie des points de vigilance permet de regrouper et d’organiser tout ce que nos interlocuteurs vont nous signaler comme points d’attention ou de vigilance :
- risques particuliers,
- points importants à conserver,
- questions de planning,
- héritages du passé positifs ou plus négatifs,
- points à vérifier,
- élément de logistique à anticiper,
- personnes à contacter, à rencontrer,
- personne à inclure dans la communication,
- point à intégrer dans le programme de formation,
- susceptibilités dont il faut tenir compte,
- etc.
Une cartographie distincte des risques ou des points d'attention
Attention, la cartographie des points de vigilance est distincte d’une analyse des risques ou de notre étude de la faisabilité de la démarche : nous listons ici ce qui nous est dit, apporté, suggéré par les parties prenantes rencontrées dès la phase d’exploration.
On préfèrera parler de point de vigilance plutôt que de point d’attention. Un point d’attention est un élément qui peut influencer positivement ou négativement la réussite d’une démarche. Un point de Vigilance est un point d’attention qui demande une prise en charge immédiate, un plan d’action, un suivi ou une intervention proactive.
Bien sûr on peut classer ces points de vigilance selon leur importance et leur criticité comme dans un passage en revue de risques, mais le travail se veut ici essentiellement centré sur la décision de suivre ou pas les points d’attention confiés par les différentes parties prenantes.
Utiliser cette cartographie des points de vigilance
Le principe utile est ici de regrouper tous ces points d’attention dans une même liste puis de l’organiser de façon à pouvoir suivre ces points selon différentes logiques :
- par partie prenante : à relire pour la prochaine rencontre,
- par phase, activité pour suivre dans le plan d’action,
- par chantiers : avant toute mise en œuvre,
- par services ou départements voire par métiers.
La cartographie des points de vigilance doit en tout cas permettre d’identifier, de visualiser, de se rappeler et de suivre des zones d’incertitude pouvant compromettre la réussite d’une démarche de transformation. Elle permet d’anticiper et de piloter de manière proactive ces « points d’attention » en rendant visibles les signaux faibles et forts qui traduisent des tensions potentielles ou réelles dans l’organisation.
Cette cartographie, souvent actualisée tout au long du projet, constitue une base partagée pour orienter les actions correctrices, renforcer les leviers d’adhésion et ajuster le dispositif d’accompagnement.
Enfin, elle pourra service aussi de support à la capitalisation des apprentissages et à la construction d’une mémoire collective sur les points critiques rencontrés.
Source : Référentiel IMCM en management du changement - www.imcm.eu