Le dispositif spécial traduit la volonté de mettre sur pied un processus de consultation pouvant déboucher sur une démarche de changement ou sur une nouvelle stratégie pour l’organisation. Il s’agit de dresser un bilan ou un état des lieux et de réfléchir collectivement à ce qu’il faudrait changer.
Nous ne sommes pas encore, à proprement parler, dans un dispositif de changement, mais dans un processus susceptible d’en produire un. On parle de changer, mais le changement voulu n’est pas encore formalisé.
Participer à ces processus ou à ces moments d’état des lieux, ou encore les piloter, est particulièrement intéressant pour un manager du changement. Celui-ci se trouve en amont de la décision de changer et partage les éléments contextuels qui expliqueront cette éventuelle volonté de changement.
Activités pouvant soutenir un dispositif spécial
- Journée au vert.
- Bilan d’équipe.
- Consultation citoyenne.
- Enquête de marché.
- Conférence en ligne.
- Journée thématique.
- Journée métier ou visite d’étude.
- Réunion d’équipe.
- World Café.
- Hackathon.
- Ateliers ou FabLab.
- Exposition thématique suscitant la réflexion.
- Etc.
L’enjeu d’un dispositif spécial
Il s’agit ici de construire un processus solide, efficace, simple et très ouvert de collecte d’informations, d’avis, de données, d’opinions, de propositions, d’envies et de possibilités permettant de dresser un véritable bilan et de dégager de solides pistes d’avenir à développer.
Les composantes d’un dispositif spécial
On trouvera classiquement dans ce dispositif les composantes suivantes :
- une intention claire dans l'annonce de la journée ;
- un lieu propice aux échanges ;
- une animation de la collecte d'information facilitante, dynamisante, efficace ;
- une analyse rapide des apports pendant ou tout de suite après le temps de collecte ;
- au moins une réalisation, un suivi.
La priorité sera accordée à la qualité de la collecte d’informations : quelles personnes consulter, avec quelles complémentarités et quels croisements de points de vue ?
La perception de cette démarche dépendra également de la clarté des intentions. La priorité sera ici accordée à la qualité et à la pertinence de la communication et du marketing autour de ce discours de changement, tant en interne que vers l’extérieur, avec une attention toute particulière portée au plan de communication.
Il s’agit de créer un véritable espace d’interaction.
Il convient également d’adopter un système performant de collecte ou d’enregistrement des contributions, permettant de recueillir toute la diversité des apports. La vitesse d’analyse après la collecte est également déterminante et nécessitera un véritable système de concentration, de tri et de regroupement de l’information.
Enfin, le point le plus visible consistera à produire, après la collecte ou l’événement, au minimum un feedback — vidéo ou note de synthèse des travaux — et, en cas de collecte de propositions, à assurer au moins une mise en œuvre concrète.
Points de vigilance dans un dispositif spécial
- Dépasser le simple effet de communication.
- L’absence de moyens réels.
- Un souhait réel de consulter.
- La seule volonté de mobiliser autour d’un message top-down.
- L'absence de remontée ensuite de l’information.
👉 Voir les cinq principaux dispositifs de taille progressive du référentiel IMCM
Source : Référentiel IMCM en management du changement - www.imcm.eu