La capitalisation constitue la neuvième et dernière phase d’une démarche de changement selon le référentiel IMCM.
Elle commence après la validation de l'implantation du changement par le commanditaire. Elle se termine par la fin réelle, juridique, souvent affective et symbolique de la démarche.
Elle vise à tirer les enseignements du parcours réalisé, à mesurer les résultats obtenus et à conserver les éléments utiles pour les transformations futures.
Elle permet d’améliorer les méthodes, de fiabiliser les estimations, de valider les outils employés et de transformer l’expérience acquise en capital réutilisable.
Souvent négligée, elle gagne à être préparée dès le lancement de la démarche afin d’organiser progressivement la collecte des données, des documents, des résultats et des retours d’expérience.
Elle commence avec la fin pratique du changement et s’achève avec sa clôture officielle, la transmission des dossiers et l’intégration des enseignements dans les pratiques de l’organisation.
👉 Téléchargez le guide pratique complet : réussir ses phases de capitalisation
Savoir ranger
La première composante de la capitalisation consiste à remettre en ordre le chantier et à organiser les ressources utilisées ou produites pendant la démarche.
La remise en ordre comprend le rangement ou la restitution du matériel, la libération des locaux, la fermeture des accès devenus inutiles et la clôture des espaces numériques temporaires.
La documentation produite doit ensuite être triée, regroupée et classée en distinguant notamment les documents contractuels, légaux, techniques, décisionnels, méthodologiques et destinés aux utilisateurs.
Une attention particulière est portée à la conservation des versions finales, à la dénomination des fichiers, à l’identification des auteurs, à la traçabilité des décisions et à la gestion des données personnelles.
Enfin, un inventaire de fin de chantier permet de recenser les équipements, les documents, les livrables, les modèles réutilisables, les éléments archivés et les éventuelles ressources encore dispersées.
Savoir finir
Savoir finir consiste à clôturer la démarche sur les plans managérial, humain, administratif et méthodologique.
Une évaluation personnelle permet au manager du changement et aux membres de l’équipe d’identifier les réussites, les difficultés, les écarts par rapport aux intentions initiales et les enseignements utiles pour les démarches futures.
Cette analyse est complétée par une évaluation partagée avec l’équipe, le commanditaire et, si nécessaire, d’autres parties prenantes.
Un kick-out ou réunion de fin de mission peut marquer symboliquement la fin de l’équipe d'accompagnement du changement et son retour à d'autres missions. Ce kick-out peut rappeler le chemin parcouru, reconnaître les contributions et permettre de célébrer collectivement les résultats obtenus.
La fin de mission doit également être officialisée par une date précise, une dernière réunion de pilotage et une validation du commanditaire.
Une note de légation rassemble les informations nécessaires à une éventuelle reprise du dossier :
- synthèse de ce qui a changé,
- contacts des responsables de ce changement,
- dépôts documentaires utiles,
- tâches ouvertes et reste à faire,
- consignes de maintenance ou d'entretien,
- pistes possibles pour une version 2.0 de ce changement,
- autres points de vigilance.
Le bilan final présente les résultats, les indicateurs, les enseignements et les décisions restant à prendre, tandis que l’analyse de la valeur apportée (VApp) met en évidence les bénéfices économiques, techniques, humains, organisationnels, culturels et relationnels effectivement produits par le changement.
Savoir valoriser
Savoir valoriser consiste à transformer l’expérience de la démarche en ressources réutilisables, en reconnaissance et en opportunités nouvelles.
Les valorisations personnelles peuvent prendre la forme d’une référence ajoutée à un curriculum vitæ, d’une recommandation, d’un cas d’usage anonymisé, d’un enrichissement du portefeuille d’expériences ou d’une consolidation des compétences professionnelles.
Les valorisations internes visent à diffuser les résultats, à reconnaître les équipes, à enrichir les méthodes, les outils, les estimations, les modèles de livrables et la base de connaissances du CMO ou de la direction de la transformation.
Les valorisations plus larges peuvent s’appuyer sur des articles, des conférences, des témoignages, des films, des expositions, des distinctions ou des communications destinées aux clients, aux partenaires et aux acteurs du secteur.
Enfin, la préparation d’une version 2.0 permet de prolonger la dynamique engagée en recensant les améliorations possibles, les fonctionnalités complémentaires, les nouveaux périmètres d’application et les futurs projets susceptibles de bénéficier des enseignements capitalisés.
👉 Voir la synthèse des outils utiles à cette phase de capitalisation
Source : Référentiel IMCM en management du changement - www.imcm.eu