Analyse fonctionnelle (réaliser une)

L’analyse fonctionnelle vise à comprendre et à décrire précisément le fonctionnement actuel de l'organisation ou d'un de ses périmètres particuliers.

L’objectif est de clarifier les points forts et les points faibles de l'actuel mode de fonctionnement.

De proposer des pistes de consolidation, de protection voire d'optimisation des points forts.

De proposer des pistes d'amélioration, de correction, de remplacement ou de substitution pour les points faibles de l'actuel fonctionnement du périmètre observé.

Mode d’emploi en management du changement

Une analyse fonctionnelle peut donc déjà donner l'impulsion et les priorités d'une future démarche de changement de fonctionnement en identifiant ce qui est à conserver, à renforcer ou au contraire ce qui doit changer et être amélioré dans le fonctionnement actuel.

En management du changement, l’analyse fonctionnelle permet également d’identifier tout simplement  les fonctions qui seront touchées, impactées par une future transformation et donc de se préparer à des effets indirects, en cascade ou latéraux du futur changement. 

Il faut distinguer ici :

• l'analyse de flux ou de processus qui analyse ces impacts dans une chaine de production
• l'analyse fonctionnelle qui analyse ces impacts dans l'ensemble de l'organisation

L'Analyse fonctionnelle par grandes étapes

Nous allons habituellement procéder comme suit :

1. Identifier les fonctions de l'organisation qui pourront être impactées (grâce à la grille des 8F)
2. Lister par fonction les impacts prévisibles (par liens logiques ou encore retours d'expériences)
3. Préconiser un changement intégré ou une dissociation fonctionnelle du changement voulu
4. Vérifier le profil fonctionnel de l'organisation (pour vérifier d'éventuelles tendances structurelles)
5. Organiser les réponses aux impacts prévisibles dans une feuille de route (roadmap)

👉 voir aussi le guide pratique : Réaliser une analyse fonctionnelle (en développement)

Etape 1 : Identifier les fonctions impactées à l’aide de la grille fonctionnelle des 8F

La première étape consiste à identifier les fonctions touchées par le changement.

Pour cela, nous allons utiliser la grille des 8F, qui recense huit fonctions de base normalement présentes dans tout système.

Ces huit fonctions peuvent alors s'analyser plus précisément comme suit :

Etape 2 :  Lister les impacts prévisibles par fonction impactée

Nous allons maintenant pour chaque fonction impactée pouvoir lister les composantes, les équipements, les pratiques, les processus voire les affectations de moyens qui pourront impactés.

Ce listage se fait par liens logiques ou encore retours d'expériences avec des équipes métiers mais aussi en comparant avec d'autres entreprises, d'autres périmètres ou d'autres secteurs d'activité.

Etape 3 : préconiser d'intégrer ou de dissocier le processus de changement

Plus le nombre de fonctions touchées est élevé, plus le changement risque d’être complexe — en raison de la multiplicité et de l’imbrication des contraintes — et compliqué à mettre en œuvre, en raison des effets croisés d’une fonction sur les autres.

On estime qu’un changement touchant une à trois fonctions reste généralement gérable par une équipe expérimentée.

Lorsque quatre fonctions ou davantage sont concernées, il est préférable d’envisager une dissociation fonctionnelle et d’organiser le travail par lots ou par étapes.

Cette dissociation peut être guidée par différentes contingences contextuelles ou techniques, mais aussi par les urgences d’intervention.

Dans notre rapport d'analyse fonctionnelle nous allons donc pouvoir préconiser soit un changement intégré (un tout cohérent dans un espace temps rapide) ou une dissociation fonctionnelle du changement voulu (en suggérant de phaser le changement, de le découper en chantiers séparés dans le temps et entre équipes d'accompagnement).

Etape 4 : vérifier le profil fonctionnel et les tendances structurelles sous-jacentes

Au terme de l'analyse on pourra répartir les impacts par fonction et voir apparaître des profils de répartitions très différents.

Ces profils fonctionnels d'organisation vont déjà nous permettre, s'ils sont assez marqués, d'anticiper des tendances structurelles que nous allons devoir gérer pendant la démarche de changement (voir le guide pratique pour plus de détails et les consignes pratiques de réalisation du profil fonctionnel de votre démarche).

Voici quelques exemples avec des impacts dominants dans certaines fonctions  :

☝ Dominante en production : profil "lourd" impliquant un effort conséquent pour se transformer

☝ Dominante en orientation : profil "start up" avec une agilité voire une volatilité désarmante

☝ Dominante en coordination : profil "rupture" avec un risque d'une vente / réorganisation plus large 

Etape 5 : proposer une feuille de route fonctionnelle (Roadmap)

Enfin, nous allons pouvoir organiser les réponses à apporter aux impacts prévisibles du futur changement dans une feuille de route (roadmap) qui peut alors prévoir :

• Les chantiers utiles : les travaux de changement et de gestion des impacts possibles
• Les points de vigilances : pour les impacts les plus importants
• Les parties prenantes à impliquer dans ces chantiers

 Pour aller plus loin

👉 Télécharger le guide pratique : Réaliser une analyse fonctionnelle (en développement)

👉 voir la norme qualité : NF X50-151 — Management par la valeur — Expression fonctionnelle du besoin et cahier des charges fonctionnel — Exigences pour l’expression et la validation du besoin à satisfaire dans le processus d’acquisition ou d’obtention d’un produit.

Cette norme a depuis été intégrée à la norme européenne NF EN 16271. Informations complémentaires sur le site de l’AFNOR : www.afnor.fr.