L’équipe chargée de la démarche constitue le noyau dur et opérationnel chargé de conduire le changement jusqu’à sa réussite.
Dans cet article nous détaillons quelques points utiles pour :
- établir la taille utile de l'équipe d'accompagnement
- constituer une équipe utile
- lister les missions de cette équipe
- l'intégrer dans un écosystème de changement
- organiser cet écosystème parfois avec une matrice RACI
Etape 1 : établir la taille utile de l'équipe d'accompagnement
Cette équipe est de taille et d’organisation variables selon la taille du dispositif choisi :
- Dispositif Simple : un binôme + commanditaire
- Dispositif Accompagné : une équipe + comité de pilotage
- Dispositif Majeur : plusieurs équipes + pilotage du CODIR
- Dispositif Critique : dirigeant + cellule de crise
- Dispositif Spécial : demandeur + équipe d’animation
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L'équipe peut aussi être, en fait, un binôme (dispositif simple) ou tout un réseau d'acteurs (dispositif majeur) |
Etape 2 : constituer une équipe d'accompagnement
La constitution de l’équipe d’accompagnement tiendra compte, le plus souvent, de quatre grilles de lecture à combiner selon les besoins de chaque démarche :
- Critères de connaissance et de proximité
- Critères de compétences
- Critères d’expérience
- Critères de représentativité
Critères de connaissance et de proximité
On choisira tout d’abord des équipiers qui connaissent le secteur, les métiers, les équipes, les technologies ou les processus concernés par le changement.
Critères de compétences
On choisira aussi des équipiers capables de mettre en œuvre les composantes du dispositif selon sa taille. On retrouvera le plus souvent, parmi ces compétences :
- Compétences en communication
- Compétences en planification
- Compétences en formation
- Compétences budgétaires
- Compétences en leadership
- Compétences en commandement
- Compétences bureautiques
- Compétences logistiques
- Compétences en achats
- Compétences en développement
- Compétences en matière de tests et d’essais
- Compétences en évaluation
Critères d’expérience
On privilégiera aussi ceux qui ont une ou plusieurs expériences équivalentes :
- Expérience en conduite du changement
- Expérience utile dans la réalisation des livrables à produire
- Expérience avec le responsable de la démarche
Critères de représentativité
Enfin, dans les démarches étendues, on fera attention à la représentativité de l’équipe :
- Par métiers
- Par départements ou directions
- Par grades hiérarchiques
- Entre les hommes et les femmes
- Entre les générations
- Entre les langues et les localisations géographiques
Etape 3. Choisir les missions confiées à cette équipe d'accompagnement
Classiquement, l’équipe d’accompagnement peut :
- Proposer un dispositif de changement adapté
- Mettre en œuvre le dispositif d’accompagnement
- Réaliser les plans de communication
- Piloter les plans d’action
- Aider à concevoir et parfois même co-animer les dispositifs de formation
- Élaborer et assure le suivi du planning et des travaux
- Établir les besoins et les estimations budgétaires
- Travailler sur les leviers de facilitation, les facteurs de réussite et la gestion des résistances
- Piloter les tests et les essais
- Évaluer les implantations
- Suivre les courbes de consolidation
- Aider à capitaliser en fin de démarche
Etape 4. intégrer cette nouvelle équipe dans un écosystème de changement
Quelques rôles possible autour d'un binôme ou d'une équipe d'accompagnement :
- Le commanditaire de la démarche
- Le comité de pilotage valide les étapes, adapte les consignes et prend les décisions d’adaptation utiles. Il est présidé par un président et travaille sur la base d’un ordre du jour préparé par le responsable de la démarche.
- Le ou les Managers opérationnels : cadres de proximité, chef d’équipe, responsable de service qui appliquera localement la future utilisation du changement.
- Des Utilisateur(s) clé(s) : membre des équipes de terrain qui peut participer à la conception, au développement, aux tests, aux retours et à l’appropriation locale.
- Un Référent du service communication : pilote le plan C et conçoit les supports.
- Un Référent du service formation : traduit les besoins en parcours ciblés.
- Autres appuis des services supports : RH, immobilier, budget, achats, logistique, juridique, qualité, RGPD, etc.
- Un ou plusieurs Sponsor : apporte son crédit social ou hiérarchique et contribue à la légitimité de la démarche. Il protège l’équipe, ouvre des portes et répond aux demandes du responsable de la démarche.
- Un ou plusieurs Mentor : apporte son expertise technique, métier, commerciale ou juridique et contribue à la légitimité de la démarche. Il répond aux demandes du responsable de la démarche.
- Un gestionnaires du PMO/CMO : là où ils existent, ils pourront apporter un appui méthodologique, une coordination transversale ainsi qu’une aide au suivi et à la capitalisation.
- Appui externe : experts, consultants, fournisseurs de matériel ou de solutions, partenaires de logistique ainsi que de représentants des consommateurs, du voisinage ou de divers services publics.
Etape 5 : organisation cet écosystème notamment avec une matrice RACI
Il est bon de rappeler l’intérêt de la grille RACI pour organiser les équipes et les réseaux des démarches de changement les plus importantes :
R : Réalisateur (Responsible) > Équipe projet, utilisateurs clésA : Approbateur (Accountable) > Commanditaire, comité de pilotage
C : Concerné à consulté (Consulted) > Experts, utilisateurs directement concernés
I : Impliqué à informé (Informed) > Parties prenantes impactée même indirectement, fonctions supports
