La revue de projet est une réunion structurée et périodique au cours de laquelle les principaux acteurs examinent collectivement l’état réel d’un projet.
Elle permet de comparer les résultats obtenus avec les objectifs, les engagements, le planning, le budget et le niveau de qualité attendus. Son rôle est au delà de l'information, de mettre en évidence les écarts, de traiter les difficultés et de décider des ajustements nécessaires.
Dans une démarche de changement, la revue de projet peut devenir aussi une "revue de chantier" qui permet d'examiner également les piliers humain, techniques et économiques.
Avec par exemple : la diffusion, l'adhésion, la compréhension des enjeux du changement, mobilisation des parties prenantes, l'accompagnement et la formation des équipes, la progression de l’adoption et premiers effets observés. La revue de chantier offre ainsi une vision plus complète que le simple suivi technique des tâches réalisées.
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La revue de projet ou de chantier au sein d'une démarche de changement offre un moment d'échange, de suivi, de constat souvent plus détaillé que ce que ne peut offrir un comité de pilotage |
La revue de projet ou de chantier constitue un moment de dialogue opérationnel.
Les acteurs confrontent leurs perceptions, expliquent les écarts, partagent les enseignements et recherchent ensemble des solutions.
Elle contribue à maintenir la lisibilité de la démarche, à renforcer la coordination et à éviter que les difficultés ne restent cachées jusqu’à devenir critiques.
Principaux objectifs
Une revue de projet permet de :
- vérifier l’avancement réel par rapport au planning ;
- examiner les résultats et les livrables produits ;
- mesurer les écarts entre le prévu et le réalisé ;
- analyser les difficultés, incidents et points de blocage ;
- actualiser les risques et les opportunités ;
- évaluer les consommations de ressources et de budget ;
- vérifier la mobilisation et la préparation des acteurs ;
- arbitrer les priorités opérationnelles ;
- décider des actions correctrices ;
- capitaliser sur les enseignements du projet.
Mini mode d’emploi
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Préparer les données
Rassembler avant la réunion les indicateurs, livrables, écarts, risques, décisions attendues et points nécessitant un arbitrage.
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Rappeler le cap
Revenir brièvement sur les objectifs, les résultats attendus, le périmètre et les principaux jalons du projet.
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Examiner l’avancement
Présenter ce qui est terminé, en cours, retardé ou non engagé. Distinguer les faits des impressions et des commentaires.
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Analyser les écarts
Identifier leurs causes, leurs conséquences et leur niveau de criticité : délais, coûts, qualité, ressources, adhésion ou adoption.
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Faire émerger les solutions
Mobiliser les participants pour rechercher des réponses réalistes et éviter une réunion centrée uniquement sur le constat ou la justification des retards.
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Arbitrer et décider
Valider les priorités, les actions correctrices, les éventuelles modifications du périmètre et les besoins d’escalade vers le comité de pilotage.
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Formaliser les suites
Pour chaque décision, désigner un responsable, un résultat attendu et une échéance. Diffuser ensuite un relevé de décisions court et exploitable.
Revue de projet et comité de pilotage
Ces deux dispositifs sont complémentaires, mais ne se confondent pas :
- la revue de projet traite principalement de l’avancement, des problèmes concrets et des actions opérationnelles ;
- le comité de pilotage assure la gouvernance, les arbitrages majeurs, l’allocation des ressources et l’alignement stratégique ;
- la revue de projet prépare et alimente les décisions du comité de pilotage lorsque les difficultés dépassent le pouvoir d’action de l’équipe projet.
Une revue efficace doit donc déboucher sur trois éléments clairement identifiables : ce qui est constaté, ce qui est décidé et ce qui doit être réalisé avant la prochaine revue.
Source : Référentiel IMCM en Management du changement - www.imcm.eu