Inspiré à la fois de notion de "tour du monde" et de "l’ambiance conviviale d'un café-bar", le World café repose pratiquement sur un circuit entre quatre à six tables autour desquelles les participants pourront échanger sur des thématiques à chaque fois différentes. Un peu comme s'ils visitaient un pays et se retrouvaient à table avec leur hôte local.
Chaque destination peut alors aborder un volet, un chantier, un axe d travail, un point de vue différents.
On peut même jouer sur l'exotisme et la notion de tour du monde en affectant des destinations qui peuvent avoir du sens pour chacune de ces étapes. on peut bien faire plus simple.
Le principe de base est de disposer cette demi dizaine de tables dans un espace assez large pour favoriser les discutions simultanées de ces différents groupes.
En arrivant à la table, l'hôte précise les particularités de son étape (thématique dont on peut discuter). Le groupe se donne idéalement un quart d'heure pour faire le point avec l'hôte sur cette matière spécifique. Avant de partir, ils peuvent écrire une "carte de voyage" avec une phrase qui résume ce qu'ils viennent de découvrir. Ces cartes permettront ensuite de faire une synthèse originale par étape, par groupe et générale pour le world café lui-même.
A l'heure déterminée, le groupe change de table selon son plan de "vol" afin de croiser et de s’enrichir des autres apports.
A la fin de la journée, nous pouvons alors réunir l'ensemble des groupes pour un premier feedback à chaud.
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Les destinations choisies pour ce "voyage" de découverte peuvent bien sûr être symboliques ou encore propres à l'organisation... |
Fonctionnement général
L’organisation type d’un World Café comprend les éléments suivants :
Mise en place : l’espace est aménagé comme un café, avec de petites tables, des nappes, du papier pour écrire, des feutres et, éventuellement, une musique d’ambiance.
Participants : chaque table accueille généralement quatre à six personnes afin de favoriser la fluidité des échanges.
Rôle de l’animateur : il présente la ou les questions, explique les consignes, gère le rythme des séquences, favorise la participation et organise la restitution.
Hôte de table : une personne reste à la même table afin d’accueillir les nouveaux participants et de leur résumer les idées déjà formulées.
Les échanges sont organisés en plusieurs cycles :
Les participants et l'hôte discutent pendant 15 à 20 minutes.
Ils changent ensuite de table.
L’hôte de table prend note de son côté des réactions des différents groupes ou collecte simplemetn les "cartes de voyage de chaque groupe".
Une mise en commun est organisée en grand groupe sous la forme d’une synthèse visuelle, d’une carte d’idées, d’un nuage de mots ou d'une synthèse IA.
Il est possible de renforcer la dimension ludique, interculturelle ou symbolique du dispositif en donnant des noms de villes ou de pays aux différentes tables, en proposant une tenue thématique à l’animateur, en disposant des objets culturels sur les tables ou en offrant une collation typique.
Quand l’utiliser ?
Le World Café est particulièrement pertinent :
pour explorer un sujet complexe à partir de points de vue multiples ;
pour générer des idées innovantes ou enrichir une vision stratégique ;
pour favoriser le partage, développer la transversalité et décloisonner l’organisation ;
pour impliquer un grand nombre d’acteurs dans la co-construction d’un projet ou d’une solution ;
pendant les phases d’exploration ou de diagnostic d’une démarche de changement, afin de faire émerger les attentes, les inquiétudes et les opportunités ;
lors de moments clés de mobilisation collective, tels qu’un séminaire, le lancement d’un projet ou un bilan d’étape.
Points de vigilance
Qualité de la question ou de l'apport introductif de l'hôte : il doit être ouvert, stimulant et clair afin d’orienter la réflexion sans la figer.
Gestion du temps : des cycles trop longs peuvent alourdir la dynamique, tandis que des cycles trop courts ne permettent pas d’approfondir suffisamment les échanges. Il faut veiller à la synchronisation des groupes pour fluidifier les échanges.
Mélange des participants : il est essentiel pour éviter la formation de groupes homogènes ou fermés.
Climat de confiance : l’installation doit être conviviale et favoriser l’absence de jugement, l’écoute et le rebond sur les idées des autres.
Synthèse : un dispositif efficace doit être prévu pour recueillir, organiser et exploiter les productions afin que les apports ne se perdent pas.
Clarté des consignes : la logique des rotations et le rôle de l’hôte de table doivent être expliqués dès le départ.
Apports à une démarche de changement
Dans une logique IMCM ou de pilotage par un CMO, le World Café présente plusieurs apports :
Mobilisation élargie : il donne la parole à un grand nombre de personnes, y compris à celles qui sont moins habituées à s’exprimer en séance plénière.
Croisement des perspectives : il met en relation différentes expertises, différents métiers, différentes générations et différents niveaux hiérarchiques.
Intelligence collective : il favorise l’émergence de solutions co-construites et bénéficiant d’une plus grande légitimité.
Repérage des signaux faibles : il permet de détecter des préoccupations ou des opportunités souvent absentes des rapports formels.
Renforcement de l’adhésion : les participants se sentent écoutés et deviennent acteurs de la démarche.
Production d’une matière exploitable : les idées, les visions et les priorités recueillies peuvent alimenter directement le diagnostic, la conception de la démarche ou le plan d’action.
La principale référence bibliographique est : BROWN, Juanita et ISAACS, David, avec la World Café Community, The World Café: Shaping Our Futures Through Conversations That Matter, San Francisco, Berrett-Koehler Publishers, 2005.