Z (réflexe de communication)

Le « réflexe Z » ou « loi du Z », symbolise le décalage d’information fréquemment observé entre les décideurs et les autres acteurs d’un changement.

Ce décalage est normal, puisque les porteurs du projet travaillent depuis un certain temps sur des constats et des solutions alternatives avant de présenter le projet de changement à de premiers groupes de réflexion ou lors de son lancement officiel.

Ainsi, les participants à ces réunions découvrent parfois le projet, en ont quelquefois déjà entendu parler par des « bruits de couloir » ou disposent de leur propre vision de la situation.

Le réflexe Z consiste à se souvenir de cet écart entre les niveaux d’information lors de chacune de nos réunions ou de chacun de nos entretiens.

✋Attention, ce réflexe en Z est différent de la pratique qui veut que l'on répète toute histoire du projet
👍L'essentiel est de partager rapidement au moins le lien logique : COS (Constat-Objectif-Solution)

👍L'important étant alors de faire participer rapidement les auditeurs présents sur cette base commune

Mettre en œuvre le réflexe "z"

Le réflexe Z : une dynamique d'information en 4 temps

Temps (1) : Les décideurs se saisissent en amont de ce qui doit changer. Ils y réfléchissent, y travaillent, en retire des constats, précisent les objectifs et donc peuvent faire émerger des premières pistes de solutions. C'est souvent du travail en "chambre" ou en petit comité. Pendant ce temps les autres futures parties prenantes sont sur d'autres priorités.

Temps (2) : au moment d'entrer dans la salle de réunion, les parties-prenantes invitées sont donc systématiquement en décalage d'information.

Temps (3) : les décideurs, pour réduire cet écart d'information, doivent penser à partager alors au moins une synthèse structurée selon le lien logique : "C. O.S." (Constat-Objectif-Solution). 

Ils veillent ainsi à :

• rappeler l’origine du changement et, plus précisément, les constats ayant conduit à organiser la réunion ;
• présenter au moins le principal objectif recherché ;
• évoquer la ou les solutions envisagées, sur lesquelles les participants pourront être invités à réfléchir, à travailler ou à contribuer à la mise en œuvre au moins sur cette base commune minimale d'information.

Temps (4) : l’ensemble des participants dispose alors d’une base d’information commune, structurée autour d’un lien logique COS qu’ils peuvent analyser, questionner et enrichir.

Le « Z » symbolise l’impression de revenir en arrière que peuvent éprouver les porteurs du projet. Ceux-ci préfèrent souvent continuer à avancer sans toujours prendre conscience des écarts d’information existants ni du poids que ces écarts peuvent faire peser sur la qualité des interactions au cours d’une réunion ou d’un entretien.

Pour aller plus loin : 

👉 voir plus sur l'interaction complète (C.O.S.) et le modèle 9i+

👉 voir plus sur la présentation officielle (kick-off)