Quand un changement touche plusieurs fonctions de l'organisation, il commence à représenter un risque de désorganisation.
Il est donc utile de réaliser une analyse fonctionnelle rapide, au moins lorsque le changement présente une dimension organisationnelle dominante ou déterminante.
Cette analyse fonctionnelle rapide, en quatre étapes, doit permettre dans un premier temps de vérifier combien de fonctions de votre organisation le changement pourrait impacter :
Etape 1 : lister les fonctions impactées par le projet de changement
Pour rappel, le référentiel IMCM se réfère à la grille d'analyse fonctionnelle 8F
La grille des 8F comprend les fonctions suivantes :
- fonction de production ;
- fonction d’information ;
- fonction de contrôle ;
- fonction de régulation ;
- fonction de coordination ;
- fonction d’organisation ;
- fonction d’évaluation ;
- fonction d’orientation.
Étape 2 : cerner la complexité possible de ces changements fonctionnels
Plus il y a d'impacts sur différents processus de travail et de flux de production ou d'information, et plus le changement risque d'être complexe.
En outre, quand une fonction est impactée, elle peut entraîner des effets sur une ou plusieurs autres fonctions de l'organisation.
Comment identifier les impacts sur ces huit fonctions :
- fonction de production : arrêt même momentané de production, changement des machines,
- fonction d’information : changement des flux ou des logiciels de gestion de l'information,
- fonction de contrôle : perte de repères opérationnels, changement des outils de contrôle,
- fonction de régulation : automatisation et perte de capacité d'intervention de l'opérateur,
- fonction de coordination : impact sur les tableaux de bord, les modes de suivi, de réunion,
- fonction d’organisation : on change la répartition des moyens entre services, produits,
- fonction d’évaluation : on change les objectifs, les mode d'évaluation, les incitants,
- fonction d’orientation : on change les données disponibles pour les prévisions, la veille.
- 1 ou 2 fonctions impactées : impact fonctionnel dans le périmètre de travail,
- 3 ou 4 fonctions impactées : impact fonctionnel dans et hors périmètre de travail (interfaces),
- 5 ou 6 fonctions impactées : impact fonctionnel sur l'ensemble de l'organisation (domino),
- 7 ou 8 fonctions impactées : impact fonctionnel sur et autour de l'organisation (systémique).
Étape 3 : maîtriser les complications probables de ces changements fonctionnels
Si l'on souhaite conserver la maîtrise du changement organisationnel, il s’agit alors de gérer les risques graduels, croissants liés à l'augmentation de la complexité, des complications et effets croisés de plus en plus systémiques.
Si l'on veut notamment s’assurer d'une intégration efficace de ce qui va changer et relever le défi d'un retour rapide à la production, sans rupture de flux ni conséquences négatives pour le client final, il convient sans doute de se comporter de façon proportionnée face à ce risque fonctionnel :
- 1 ou 2 fonction impactées : programme de tests fonctionnels dans le périmètre de travail
- 3 ou 4 fonction impactées : programme de tests internes et aux interfaces
- 5 ou 6 fonction impactées : dissocier fonctionnellement le changement
- 7 ou 8 fonction impactées : réduire le périmètre fonctionnel ou arrêter l'activité le temps nécessaire au changement
Étape 4 : passer à la dissociation fonctionnelle pour les impact de 5 à 8 fonctions
La dissociation fonctionnelle consiste alors à retirer du périmètre de changement tout ce qui impact directement une ou plusieurs fonctions afin de réduire le périmètre de travail entre 1 à 4 fonctions directement impactées.
Par exemple : on déciderait de changer uniquement la métrologie ou les pratiques de contrôle mais sans changer le mode de production. Ce qui permet d'ailleurs, de fait, de vérifier l'efficacité du changement de modalités de contrôle alors que si vous changez les deux fonctions en même temps vous perdez le socle fonctionnel utile.
Dans le cas d'un changement en "dynamique de rupture", ou en "dispositif critique" ou en "mode crise" : on peut décider de prendre le risque fonctionnel mais alors en anticipant l'arrêt complet de fonctionnement d'une ligne de production, d'un siège de production, d'un service ou décider de confier cette activité à une sous-traitance temporaire interne ou externe.
L'arrêt d'activité est une vraie protection contre notamment les effets de domino, boule de neige ou de feux d'artifice mais, il représente un coût considérable qu'il faut intégrer alors dès la conception aux coûts et à la rentabilité de ce changement.
Source : Référentiel IMCM en management du changement - www.imcm.eu