Dans une démarche de changement, le plan d’accompagnement recense et organise, dans un macroplanning, les principales actions destinées à accompagner les parties prenantes tout au long du processus de changement.
Il peut notamment intégrer :
les séances d’information ;
les groupes de travail consacrés à la conception ;
les études à réaliser ;
les programmes de développement et de tests ;
le planning des travaux ;
les échéances relatives aux achats, aux aménagements ou à la logistique.
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Le plan d'accompagnement regroupe toutes les actions d'accompagnement, de formation, de communication, de développement, de préparation et de suivi de la démarche dans un même logiciel de suivi et ce notamment pour assurer un déroulement crédible des actions de l'équipe d'accompagnement |
Le plan d’accompagnement rassemblera, en pratique, principalement les tâches prises en charge ou supervisées par le responsable de la démarche et son équipe d’accompagnement. Il prend le plus souvent la forme classique d’un diagramme de Gantt.
Dans les démarches importantes, le plan d’accompagnement complète notamment les plans de communication et de formation. Ces derniers définissent plus précisément les actions, les formats, les publics concernés et les principales échéances en matière de communication et de formation.
Le responsable de la démarche regroupe alors dans le plan d’accompagnement l’ensemble de ces échéances, auxquelles il ajoute, lorsqu’elles sont connues, les dates des comités de pilotage, des réunions de suivi et des autres instances de gouvernance.
Le plan d’accompagnement doit donc rassembler toutes les échéances utiles de la démarche. Son enjeu est de faciliter le suivi, mais également d’ordonnancer les phases, les axes de travail et les actions concrètes à réaliser. Il permet ainsi de coordonner, de synchroniser et, si nécessaire, de prioriser les interventions.
Scénariser, puis ajuster régulièrement le planning
Le principe d’incertitude invite à considérer avec prudence l’ordonnancement et, plus encore, les dates retenues dans une démarche de changement.
Il convient donc d’engager dès le début, avec les principaux partenaires de la démarche, une réflexion sur différentes solutions de planification :
des fourchettes de durée minimales et maximales ;
plusieurs modalités de réalisation des tâches, plus ou moins rapides ;
des périodes réservées dans les agendas ;
des créneaux alternatifs permettant de faire face aux aléas.
Assurer le suivi de cette planification
Transposer le planning dans un outil numérique de gestion des tâches ou des projets.
Mettre à jour le plan lors de chaque comité de pilotage.
Utiliser des codes visuels — vert, orange et rouge — pour signaler l’état d’avancement.
Repérer rapidement les écarts afin d’engager les actions correctives nécessaires.
Suivre en équipe : le stand-up meeting
Un format court et debout : organiser une réunion quotidienne de 10 à 15 minutes au maximum, généralement en position debout afin de préserver la concision et la dynamique.
Un tour de table rapide : chaque participant indique ce qu’il a réalisé depuis la dernière réunion, ce qu’il prévoit de faire et les obstacles qu’il rencontre.
Une réunion centrée sur la coordination : synchroniser l’équipe, ajuster les priorités et repérer rapidement les sujets qui devront être traités en dehors du stand-up meeting.
Organiser une revue de planification ou de sprint agile
Un moment de démonstration : à la fin d’un sprint — une itération agile — présenter au client ou aux parties prenantes ce qui a été réalisé.
Un échange interactif : recueillir immédiatement les retours afin d’ajuster le backlog et de préparer la suite.
Une revue centrée sur la valeur : vérifier que les livrables répondent aux attentes et produisent de la valeur, plutôt que de se limiter à valider leur réalisation technique.
Savoir alléger un plan d’accompagnement : l’atelier Work-Out
L’atelier Work-Out est un atelier collaboratif court, d’une durée de une à deux heures, réunissant les principaux acteurs concernés.
Il consiste à :
recenser les actions possibles ;
les classer en fonction de leur valeur ajoutée et de la charge de travail qu’elles représentent ;
supprimer ou réduire les actions à faible valeur ajoutée ;
formaliser immédiatement une version simplifiée et validée du plan d’action.
On peut ainsi réorganiser le temps disponible avant le lancement de la démarche de changement et dégager des capacités utiles à sa préparation.
Mode d’emploi
Réunir l’équipe pendant deux heures à deux heures trente.
Demander aux participants de recenser leurs 10 à 30 activités principales
Classer ces activités dans les quatre catégories suivantes.
Les activités Top : ce sont les activités les plus importantes, directement liées au cœur de la mission. Elles sont bien maîtrisées, sous contrôle et mobilisent relativement peu d’efforts ou de ressources. Plus l’organisation réalise efficacement ce type d’activité, plus elle remplit sa mission et produit de la valeur.
Les activités Plus-Plus : elles sont importantes, mais nécessitent une attention soutenue, des efforts conséquents ainsi qu’une quantité importante de temps et de ressources. Elles doivent être optimisées et améliorées.
Les activités Ni-Ni : elles ne sont ni particulièrement importantes ni particulièrement exigeantes. Elles peuvent être sous-traitées, automatisées, simplifiées ou réduites.
Les activités Flop : elles sont peu importantes et situées en dehors du cœur de la mission, mais demandent beaucoup d’attention, d’efforts, de temps ou de ressources. Il convient d’envisager leur suppression, leur automatisation ou leur réduction radicale.
Le temps dégagé grâce aux ateliers Work-Out peut alors être utilement réinvesti dans la préparation et la mise en œuvre du changement.
Les qualités d’un bon plan d’accompagnement
Un bon plan d’action :
- est clair, synthétique et directement exploitable par les acteurs ;
- organise les tâches de manière logique et priorisée ;
- attribue clairement les responsabilités ;
- intègre les dépendances entre les actions ;
- tient compte des contraintes de temps, de budget et de ressources ;
- reste évolutif afin de s’adapter aux retours du terrain et aux aléas ;
- permet un suivi régulier de l’avancement et de la performance.
Conseils utiles en matière de planification
- Éviter les listes trop longues et privilégier un regroupement par lots logiques.
- S’assurer que chaque action est comprise par l’ensemble des acteurs concernés.
- Préciser les livrables attendus pour chaque tâche.
- Intégrer des points de contrôle réguliers.
- Anticiper les besoins de coordination entre les équipes.
- Conserver une marge permettant d’absorber les imprévus et les urgences.
Livrables fréquents
Un tableau détaillé des actions, des responsables et des échéances.
Un diagramme de Gantt ou une représentation visuelle équivalente.
Des fiches-actions détaillées.
Un tableau de bord de suivi de l’avancement, des retards et des incidents.
Les comptes rendus des réunions d’avancement.