L’acronyme CAFE regroupe quatre composantes fréquemment présentes dans les plans et les dispositifs d’accompagnement du changement :
C : Communication ;
A : Accompagnement ;
F : Formation ;
E : Équipe d’accompagnement.
Le manager du changement construit et intègre au dispositif d'accompagnement du changement : un plan de communication, un plan d’accompagnement, un plan de formation et une proposition relative à la composition de l’équipe chargée d’accompagner le changement ; quatre composantes qui constitueront le socle du dispositif qu’il propose à un commanditaire et/ou au comité de pilotage de la démarche.
Ces composantes classiques se retrouvent bien sûr dans une très grande partie des démarches de changement.
Des balises de pilotage pour le manager du changement
☝ Pour le plan de communication : organiser le feedback
Dans le volet consacré à la communication, le manager du changement accorde une attention particulière au feedback. Il ne se limite pas à diffuser de l’information : il organise également sa remontée auprès des acteurs concernés.
Il cherche ainsi à recueillir régulièrement les réactions, les interrogations, les incompréhensions et les signaux faibles. Cette écoute, souvent plus fréquente et plus structurée que celle qu’un manager peut assurer dans son activité quotidienne, permet d’ajuster la communication et, plus largement, le dispositif d’accompagnement.
☝ Pour le plan d’accompagnement : préserver l’agilité
Le plan d’accompagnement doit pouvoir évoluer en fonction de l’avancement de la démarche et des réactions observées sur le terrain.
Le manager du changement veille donc à ce que le comité de pilotage puisse adapter :
les formats d’intervention ;
les dates et le calendrier des actions ;
les publics concernés ;
la composition des groupes ;
le contenu des ateliers, des séances d’information et des groupes de travail.
L’agilité constitue ainsi une qualité essentielle du plan d’accompagnement. Celui-ci ne doit pas devenir un programme figé, mais rester un dispositif adaptable aux besoins réels de la démarche.
☝ Pour le plan de formation : viser des acquis concrets
Dans le plan de formation, le manager du changement veille à concentrer les efforts sur des acquis concrets et directement mobilisables.
Les formations doivent s’appuyer autant que possible sur des cas pratiques et des cas d’usage (Use case) représentatifs des situations professionnelles que les participants rencontreront dans et après le changement.
À l’issue de la formation, les participants doivent être capables de réaliser correctement les opérations attendues, de traiter les principales situations de travail et de mobiliser les nouvelles pratiques avec suffisamment d’autonomie et de sécurité.
☝ Pour l’équipe d’accompagnement : rechercher l’équilibre et l’efficacité
Dans la composition de l’équipe d'accompagnement du changement, le manager du changement cherche à constituer une petite équipe d’accompagnement, dynamique, disponible et orientée vers l’action.
Il évite, lorsque cela est possible, de confier le pilotage opérationnel à de grands groupes de travail, souvent plus difficiles à mobiliser et à coordonner.
La clarification des rôles peut s’appuyer sur une matrice RACI, qui distingue :
les réalisateurs, notamment les membres de la petite équipe d’accompagnement ;
les approbateurs, tels que le commanditaire ou le comité de pilotage ;
les parties prenantes à consulter ;
les parties prenantes à informer, régulièrement et au moment opportun.
Un cadre de vérification et de pilotage
Le dispositif CAFE permet donc de vérifier que les principales composantes de l’accompagnement du changement ont bien été prises en compte.
Il ne constitue pas seulement une liste de quatre éléments à prévoir. Pour chacune de ses composantes, il attire l’attention du manager du changement sur des exigences particulières : organiser le feedback, préserver l’agilité du dispositif, rechercher des acquis concrets et clarifier la répartition des rôles.
