Le plan de formation dans une démarche de changement identifie classiquement les besoins en nouvelles connaissances et compétences (savoirs, savoir-faire, savoir-être) lié au changement.
Le plan de formation peut définir les actions à apprendre, les informations à retenir, les compétences à développer, les comportements à changer, les objectifs pédagogiques à formuler plus globalement, les formats de formation (approches pédagogique), les supports et les équipes de formateurs utiles.
Dans le management du changement, il est synchronisé avec le calendrier de mise
en œuvre pour garantir que chaque acteur dispose des compétences nécessaires au
moment où elles sont requises.
Il contribue à lever les freins liés au manque de maîtrise, facilite
l’appropriation des nouveaux outils et processus, et consolide les pratiques
attendues.
L'organisation de formations dans le contexte d'une démarche de changement
demande de gérer non seulement les connotations, les inquiétudes
mais elle se doit d'être très concrète, précise, facilitante
et parfaitement synchronisée avec les phase d'implantation du changement
Spécificités dans le management du changement
Dans un plan de formation appliqué au management du changement, on retrouve plus particulièrement ces éléments clés suivants :
[1] Cibler des apports et des cas pratiques facilitant réellement l’adoption du changement
[2] Des parcours de formation progressifs centrés sur les échelles d’apprentissages
[3] Varier les méthodes et approches pédagogiques,
[4] introduire de la formation informelle
[5] Importance de la synchronisation des calendriers de formation et d’implantation
[6] Evaluation en boucles courtes et ajustement avant le lancement des formations
[1] Cibler les apports et les cas pratiques facilitant l’adoption du changement
La formation ne doit pas se limiter à présenter l’ensemble des fonctionnalités d’un outil ou des caractéristiques d’un nouveau processus. Elle doit se concentrer sur ce que les participants devront réellement comprendre, décider, réaliser ou modifier dans leur activité quotidienne.
La préparation du plan de formation commence donc par une analyse des écarts entre les compétences actuelles et les compétences attendues. Cette analyse permet d’identifier les apprentissages indispensables et d’éviter les contenus trop généraux, trop théoriques ou insuffisamment reliés aux situations professionnelles.
Les contenus doivent être adaptés aux métiers, aux responsabilités et au degré d’exposition de chaque public. Les cas pratiques doivent reproduire des situations réelles ou suffisamment proches du terrain :
opérations courantes ;
situations sensibles ou complexes ;
erreurs fréquemment rencontrées ;
incidents et exceptions ;
décisions à prendre ;
interactions entre plusieurs métiers ;
conséquences concrètes d’une mauvaise utilisation.
L’objectif n’est pas seulement que les participants connaissent la nouvelle solution, mais qu’ils soient capables de l’utiliser correctement et de manière autonome dans leur environnement de travail.
[2] Construire des parcours progressifs centrés sur les niveaux d’apprentissage
Tous les acteurs ne doivent pas nécessairement atteindre le même niveau de maîtrise. Le parcours de formation doit tenir compte des fonctions exercées, de la fréquence d’utilisation, du niveau de responsabilité et de la complexité des situations rencontrées.
Une progression pédagogique peut s’organiser autour de plusieurs niveaux :
Découvrir : comprendre les finalités du changement, son vocabulaire et ses principes fondamentaux.
Comprendre : identifier les impacts sur son métier, son équipe ou son environnement de travail.
Expérimenter : manipuler la solution, réaliser des exercices guidés et découvrir les nouveaux gestes professionnels.
Appliquer : traiter de manière autonome des situations courantes.
Maîtriser : résoudre des situations complexes, gérer les exceptions et conseiller d’autres utilisateurs.
Transmettre : former, accompagner ou soutenir ses collègues en tant qu’utilisateur clé, tuteur, manager ou relais local.
Cette progression peut prendre la forme d’un parcours alternant sensibilisation, formation initiale, entraînement, mise en situation, accompagnement sur le terrain et perfectionnement. Des prérequis et des critères de validation doivent être définis pour chaque niveau.
[3] Varier les méthodes et les approches pédagogiques
La diversité des profils, des métiers et des situations impose de combiner plusieurs approches pédagogiques. Une formation exclusivement descendante ou centrée sur une présentation théorique produit rarement une appropriation suffisante.
Le dispositif peut associer :
- des séances présentielles ;
- des classes virtuelles ;
- des modules d’apprentissage en ligne ;
- des démonstrations commentées ;
- des exercices pratiques ;
- des études de cas ;
- des simulations ;
- des jeux de rôle ;
- des ateliers de résolution de problèmes ;
- des formations-actions ;
- du tutorat et du mentorat ;
- de l’apprentissage entre pairs ;
- des mises en situation sur un environnement de test ;
- des accompagnements directement réalisés sur le poste de travail.
Les méthodes doivent être choisies en fonction des objectifs d’apprentissage. Une vidéo peut suffire pour présenter une fonctionnalité simple, tandis qu’un changement de comportement, une nouvelle posture managériale ou une situation complexe nécessitent davantage d’interactions, de pratique et de feedback.
[4] Introduire des formes de formation informelle
Une partie importante de l’apprentissage se réalise en dehors des sessions formelles. Les échanges entre collègues, l’observation, l’expérimentation, l’entraide et la résolution collective des difficultés contribuent directement à l’adoption du changement.
Le plan de formation peut donc intégrer des dispositifs informels ou semi-formels :
un réseau d’utilisateurs clés ;
des binômes d’apprentissage ;
des communautés de pratique ;
des permanences ou points d’appui ;
des cafés d’échange ;
des séances de questions-réponses ;
des forums ou espaces collaboratifs ;
des capsules d’apprentissage très courtes ;
des fiches pratiques accessibles au moment du besoin ;
des retours d’expérience organisés entre équipes ;
des démonstrations réalisées par les utilisateurs eux-mêmes.
Ces modalités facilitent l’apprentissage « juste à temps », au moment où une difficulté concrète apparaît. Elles permettent également de maintenir la dynamique après la formation initiale et de valoriser les savoirs présents au sein de l’organisation.
La formation informelle doit cependant être animée et sécurisée afin d’éviter la diffusion de mauvaises pratiques ou de réponses contradictoires.
[5] Synchroniser les calendriers de formation et d’implantation
La synchronisation entre le calendrier de formation et le planning d’implantation constitue une condition essentielle de réussite.
Une formation organisée trop tôt risque d’être oubliée avant la mise en pratique. Une formation organisée trop tard place les utilisateurs devant la nouvelle solution sans préparation suffisante. La formation doit donc être programmée au plus près de la date d’utilisation réelle, tout en laissant aux participants un temps suffisant pour s’entraîner.
Le calendrier doit notamment tenir compte :
des dates de déploiement par site, service ou population ;
des périodes de tests et d’expérimentation ;
de la disponibilité des environnements de formation ;
de la disponibilité des formateurs et des utilisateurs clés ;
des contraintes d’activité des participants ;
des congés, pics de production et périodes de clôture ;
des délais nécessaires à la production des supports ;
des éventuels reports du planning technique ;
de la disponibilité du soutien après le démarrage.
Une marge doit être conservée pour former les absents, accompagner les personnes en difficulté et intégrer les nouveaux collaborateurs. Le plan de formation doit donc évoluer en même temps que le planning d’implantation.
[6] Évaluer en boucles courtes et ajuster avant le lancement des formations
Le dispositif pédagogique doit être testé avant son déploiement à grande échelle. Cette phase de prétest permet de vérifier la pertinence des contenus, la durée des séquences, la clarté des supports, la qualité des exercices et l’adéquation avec les situations de travail.
Une première session pilote peut être organisée avec un petit groupe représentatif comprenant, par exemple, des utilisateurs clés, des managers de proximité et des collaborateurs présentant différents niveaux de maîtrise.
L’évaluation doit être réalisée en boucles courtes :
concevoir une première séquence ;
la tester auprès d’un groupe pilote ;
recueillir les réactions et observer les difficultés ;
mesurer les acquis ;
corriger les contenus, les supports ou les exercices ;
tester à nouveau les éléments les plus sensibles ;
stabiliser le dispositif avant son déploiement.
L’évaluation peut porter sur plusieurs dimensions :
la satisfaction des participants ;
la compréhension des contenus ;
l’acquisition des connaissances ;
la capacité à réaliser les gestes attendus ;
le transfert des acquis dans l’activité professionnelle ;
l’évolution des comportements ;
la contribution de la formation à l’adoption et à la performance.
Des évaluations rapides doivent également être maintenues pendant le déploiement : questionnaires courts, observations, exercices pratiques, retours des managers, analyse des demandes d’assistance ou suivi des erreurs. Elles permettent d’ajuster le dispositif sans attendre la fin du programme.
Livrables fréquents pouvant accompagner un plan de formation
- Une analyse des impacts du changement sur les métiers et les compétences.
- Une cartographie des publics à former.
- Une matrice croisant les publics, les compétences attendues et les niveaux de maîtrise requis.
- Une analyse des écarts entre les compétences actuelles et les compétences cibles.
- Un référentiel des compétences à acquérir.
- Une définition des prérequis.
- Une architecture générale des parcours de formation.
- Des parcours différenciés par métier, fonction ou niveau d’exposition.
- Un catalogue des modules et des séquences pédagogiques.
- Les objectifs pédagogiques de chaque module.
- Les programmes détaillés des formations.
- Les scénarios et déroulés pédagogiques.
- Un planning général synchronisé avec le calendrier d’implantation.
- Un calendrier détaillé des sessions.
- Un plan de mobilisation des formateurs, tuteurs et utilisateurs clés.
- Les convocations et les modalités pratiques d’inscription.
- Les supports destinés aux formateurs.
- Les présentations et supports remis aux participants.
- Les guides d’utilisation et modes opératoires.
- Les fiches pratiques et aide-mémoires.
- Les exercices, études de cas, simulations et jeux de rôle.
- Les environnements, jeux de données ou plateformes de test.
- Les modules d’apprentissage en ligne et capsules pédagogiques.
- Une foire aux questions.
- Un dispositif de tutorat et d’accompagnement sur le poste de travail.
- Un plan de soutien après le démarrage.
- Les questionnaires de positionnement initial.
- Les tests de connaissances et les évaluations pratiques.
- Les questionnaires de satisfaction.
- Les grilles d’observation des acquis en situation de travail.
- Les critères de validation ou de certification.
- Les tableaux de bord de participation, de réussite et d’assiduité.
- Un suivi des absents et un programme de rattrapage.
- Les résultats des sessions pilotes et les décisions d’ajustement.
- Un rapport d’évaluation de l’efficacité du dispositif.
- Un bilan final accompagné des enseignements et des recommandations pour les prochaines formations.