PV de comité de pilotage

Le procès-verbal (PV) de comité de pilotage est un document officiel qui synthétise les décisions prises, les arbitrages rendus et les actions validées lors d’une réunion de comité de pilotage d’un projet ou d’une démarche de changement.

Il sert de référence partagée pour l’ensemble des acteurs impliqués et constitue une pièce essentielle de la traçabilité du pilotage.

Plutôt des PV décisionnels rapides

Le PV d'un comité de pilotage a la forme d'un PV décisionnel qui peut contenir:

• Date, heure et lieu du comité.
• Liste des participants (présents et excusés).
• Liste des points à l'ordre du jour validé.
• Le passage en revue du PV précédant
• Le passage en revue du tableau de bord de suivi
• Les décisions prises et validées : constats, objectifs, décision
• Liste des actions à engager ("qui - fait quoi - pour quand")
• Points en suspens et décisions reportées.
• Les points à arbitrer ou à suivre d'ici le prochain comité de pilotage.
• Le rappel de la date et du lieu de ce prochain comité de pilotage
• Les Prochaines étapes (d'ici le prochain comité de pilotage).
• Les documents annexes ou déposés lors du comité
• Une synthèse des travaux sous la forme d'une information à diffuser aux parties prenantes

Faire en tout cas la différence entre "PV décisionnel" ou "Minutes" :

• le PV décisionnel est un résumé structuré centré sur les décisions et arbitrages.
• la minute est la transcription exhaustive des échanges, plus détaillée, incluant l’intégralité des interventions et discussions. Elle est rarement diffusée en conduite de changement, sauf besoin juridique ou réglementaire.

Quelques principes pratiques toujours utiles

• Faire émerger les décisions point par point, en faire une formulation qui convient à tous
• Opter pour un Rédaction rapide : phrases courtes, formulation positive, précision des délais, idéalement pendant la réunion, au fil des décisions.
• Faire valider par le président du comité
• Parfois quand les échanges sont plus denses faire relire votre synthèse par un mentor pour le volet technique ou par un sponsor pour les sujets sensibles (contrôle du ton, de la perception par différentes parties prenantes).
• Diffusion immédiate : joindre à la documentation partagée du projet (intranet, plateforme collaborative, gestion documentaire).
• Intégration dans le logiciel de gestion des tâches partagé au plus tard dans la foulée de la validation

Source : Référentiel IMCM en Management du Changement - www.imcm.eu