Note de légation (passage de relais après la clôture de la démarche)

Une note de légation est un document qui transmet l’essentiel de ce qu’il faut savoir sur une démarche, un projet ou une action, pour permettre à un tiers de reprendre la suite ou d’exploiter les enseignements, que ce soit :

• à la fin d’un cycle (phase de capitalisation),
• ou lors d’un arrêt anticipé (abandon ou suspension d’un projet).

C’est un outil de transmission : elle “lègue” à d’autres l’expérience acquise, les résultats, les difficultés rencontrées et les leçons à retenir.

Finalités de la note de légation

• Assurer la continuité en cas de changement d’équipe ou d’arrêt de la démarche.
• Capitaliser l’expérience pour éviter de “réinventer la roue”.
• Préparer un redémarrage futur éventuel dans de meilleures conditions.

 Éléments utile à inclure dans une note de légation

•  Titre de la démarche : date début-fin, responsable, commanditaire, équipe
• Objet et contexte : pourquoi le projet ou la démarche a été mené et dans quel cadre.
• Dernière étape réalisée : derniers livrables, jalons, durée, acteurs impliqués.
• Résultats atteints : objectifs réalisés, indicateurs, livrables.
• Ressources associées : documents, serveurs, disques durs, contacts, nomenclature, codes, abréviations fréquentes, outils utiles pour reprendre.
• Points d’attention spécifique : techniques, humains, organisationnels, politiques…
• Recommandations pour la suite : que faire si on relance ou si on transpose ailleurs.

Synthèse : qualités d’une note de légation

☝ Lisible : un tiers peut comprendre et utiliser les infos sans explication orale. Quelqu’un de nouveau peut agir après lecture.

☝ Complète :  couvre les ressources documentaires utiles. Les localise et donne les dernières versions

☝ Opérationnelle : contient des conseils et des ressources concrètes exploitables. Les recommandations peuvent être mises en œuvre immédiatement.

✋ Note de clôture ou lettre de légation ?

La note de clôture est principalement destinée au commanditaire. Elle acte l’achèvement de la démarche, présente les résultats obtenus et attire l’attention sur les derniers points à suivre.

La lettre de légation, quant à elle, est destinée à un autre responsable de démarche ou à un nouveau chef de projet appelé à reprendre un jour ou à poursuivre le travail. Elle prépare, par exemple, le lancement d’une deuxième version de la solution et rassemble toutes les informations qui seront utiles à son futur responsable.

En résumé :

• note de clôture : pour le commanditaire et la clôture de la démarche ;
• note de légation : pour le futur responsable et la poursuite de la démarche.

👉 Plus sur la notion de note de clôture

👉 Plus sur la phase de capitalisation d'une démarche de changement

Source : Référentiel IMCM en Management du changement - www.imcm.eu