La note de clôture est le document final rédigé par le responsable de la démarche et son équipe.
Elle vise à faire remonter au commanditaire les informations essentielles relatives à l’achèvement de la démarche de changement ou du projet.
1. Rappeler les éléments d’identification
La note de clôture rappelle tout d’abord :
- la dénomination de la démarche ;
- son contexte et ses principaux enjeux ;
- ses objectifs initiaux ;
- la synthèse des livrables réalisés et effectivement délivrés ;
- les principaux résultats obtenus.
2. Préciser les éléments restant à suivre
La note recense également les actions qui restent à réaliser après la clôture formelle de la démarche :
- les travaux ou actions restant à mener ;
- les sommes restant à payer ;
- les éventuelles remises en ordre à prévoir ;
- la restitution de matériels, d’équipements ou de documents ;
- les opérations de maintenance déjà programmées ;
- les engagements qui devront encore faire l’objet d’un suivi.
Il s’agit d’attirer clairement l’attention du commanditaire sur les points qui nécessiteront encore une surveillance, une décision ou une prise en charge.
3. Identifier la documentation disponible
La note de clôture permet également de faire le point sur la documentation produite et conservée. Elle précise notamment :
- la liste des documents disponibles ;
- leur emplacement et leurs conditions d’accès ;
- la documentation destinée aux utilisateurs ;
- les procédures et documents de support ;
- les contrats et garanties d’achat ;
- les engagements pris par les fournisseurs ;
- les rapports d’audit ;
- les validations réglementaires, lorsqu’elles sont nécessaires ;
- tout autre document contractuel ou technique utile.
L’objectif est de permettre au commanditaire, ou aux responsables qui assureront le suivi, de retrouver rapidement ces informations.
4. Présenter les différents bilans
Selon la taille et la nature de la démarche, la note de clôture peut comprendre :
- un bilan humain ;
- un bilan technique ;
- un bilan économique et financier ;
- un bilan méthodologique ;
- une évaluation globale des résultats obtenus.
Ces bilans peuvent être réalisés avec l’équipe de la démarche, puis croisés avec l’analyse du comité de pilotage et, lorsque cela présente un intérêt, avec le retour de certaines parties prenantes.
5. Préparer les suites éventuelles
La note peut enfin formuler des suggestions pour le suivi de la démarche ou la préparation d’une éventuelle version 2.0. Elle identifie notamment :
- les améliorations à envisager ;
- les besoins complémentaires ;
- les fonctionnalités ou actions reportées ;
- les risques résiduels ;
- les enseignements à intégrer dans les futures démarches.
6. Prévoir une synthèse décisionnelle
Pour faciliter la lecture du commanditaire, une synthèse peut être placée au début du document. Elle présentera, par exemple :
- trois chiffres clés ;
- trois enseignements à retenir ;
- trois actions de suivi à prévoir.
Cette synthèse permet au commanditaire de prendre rapidement connaissance des éléments essentiels de la clôture.
✋ Note de clôture ou lettre de légation ?
La note de clôture est principalement destinée au commanditaire. Elle acte l’achèvement de la démarche, présente les résultats obtenus et attire l’attention sur les derniers points à suivre.
La lettre de légation, quant à elle, est destinée à un autre responsable de démarche ou à un nouveau chef de projet appelé à reprendre un jour ou à poursuivre le travail. Elle prépare, par exemple, le lancement d’une deuxième version de la solution et rassemble toutes les informations qui seront utiles à son futur responsable.
En résumé :
- note de clôture : pour le commanditaire et la clôture de la démarche ;
- note de légation : pour le futur responsable et la poursuite de la démarche.