Le reporting désigne l’ensemble des activités de collecte, d’analyse, de synthèse et de présentation des informations permettant de suivre l’avancement, la performance et la conformité d’une démarche ou d’un projet.
Dans le management du changement, il sert de lien entre les équipes opérationnelles, les responsables de la démarche et les instances décisionnelles. Il constitue à la fois un outil de communication, de pilotage, d’aide à la décision et de régulation.
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Nos organisations hiérarchiques sont très friandes de reporting rappelons que ce reporting coûte au moins du temps Dans une démarche de changement on optera donc plutôt pour des indicateurs simple, avancés, rapides axés sur les enjeux Un suivi surtout des priorités spécifiques à votre démarche et si possible avec un outil logiciel partagé qui unifie la collecte d'information et en simplifie généralement l'analyse |
Dans cet article nous vous proposons de passer en revue :
[1] se recentrer sur les finalités et l'utilité de terme de décision à prendre
[2] quelques formats de reporting classiques à choisir selon les besoins directs
[3] quelques indicateurs pour composer le tableau de suivi pertinent
[4] quelques bonnes pratiques toujours utiles à rappeler
[1] Se recentrer sur les finalités et utilité en terme de décision à prendre
Le reporting a pour objectifs de :
- informer, de manière claire et régulière, les parties prenantes sur l’état d’avancement de la démarche ;
- alerter sur les écarts, les risques et les points de vigilance ;
- aider à décider en apportant des éléments factuels et actualisés ;
- rendre compte des résultats obtenus par rapport aux objectifs et aux engagements pris ;
- consolider la mémoire de la démarche afin d’en faciliter la capitalisation future.
[2] Quelques format de reporting classiques à choisir selon les besoins directs
- Rapports d’avancement : ils décrivent la progression de la démarche, les réalisations, les écarts et les prochaines étapes.
- Procès-verbaux des comités de pilotage : ils consignent les discussions, les arbitrages et les décisions prises lors des réunions ordinaires ou extraordinaires de l’instance de pilotage.
- Enregistrements des suivis et des demandes : ils comprennent notamment le suivi des incidents, des accidents, des événements critiques, des problèmes rencontrés et des corrections apportées.
- Informations continues : elles concernent la diffusion des modifications, les adresses de contact, les fils d’information de la démarche ainsi que les communications régulières organisées à l’occasion de temps forts ou de campagnes.
- Documents préparatoires aux réceptions provisoires ou définitives des livrables.
- Rapport final de la démarche.
- Informations intégrées aux tableaux de bord de l’organisation.
[3] Quelques indicateurs pour composer le tableau de suivi pertinent
Le tableau de suivi est spécifiquement consacré à la démarche de changement en cours. Il en suit le rythme et permet d’orienter les actions au fil de l’eau. Il peut notamment intégrer les indicateurs suivants :
- Indicateurs d’avancement : ils suivent la réalisation des tâches, des jalons et des livrables. Ils précisent ce qui est réalisé dans les délais, ce qui est en retard, ce qui reste à accomplir et ce qui est prévu dans les prochaines semaines.
- Indicateurs d’effort : ils suivent les dépenses, les ressources mobilisées et les temps de travail. Ces données sont comparées aux moyens prévus dans le budget afin de repérer un alignement, un dépassement ou une sous-consommation.
- Indicateurs d’efficacité : ils comparent les résultats obtenus aux objectifs fixés.
- Indicateurs d’efficience : ils mettent en relation les résultats obtenus avec les ressources, le temps et les dépenses engagés.
- Variables d’action : ces indicateurs avancés mesurent les efforts, l’engagement et les premiers progrès. Ils permettent de corriger rapidement la trajectoire de la démarche.
- Indicateurs de communication : nombre d’actions réalisées, nombre de réunions tenues, taux de participation, couverture des publics ciblés ou niveau de compréhension des messages.
- Indicateurs de formation : nombre de sessions organisées, taux de participation, taux de couverture des publics concernés et résultats des évaluations.
- Indicateurs d’appropriation : résultats des sondages internes, retours qualitatifs, niveau d’utilisation et adoption des nouvelles pratiques.
- Suivi des points de vigilance : nombre de questions, de blocages ou d’incidents, assortis de leur statut de traitement : enregistré, en cours d’analyse, en cours de résolution, en attente de validation, dans les délais, en retard, bloqué ou résolu.
- Résultats des programmes de tests et d’essais : ils mesurent les caractéristiques techniques et physiques des livrables. Ils permettent de détecter les écarts, les non-conformités et les blocages, puis d’ajuster les délais de correction, de modification ou de reprise du développement.
- Indicateurs opérationnels : ils évaluent la mise en œuvre du changement, son déploiement et son niveau d’utilisation.
- Indicateurs de résultats : ils mesurent les bénéfices réellement produits par la mise en œuvre du changement.
- Indicateurs d’impact : ils évaluent les effets plus larges ou externes du changement, par exemple sur les usagers, les clients, les partenaires, le marché ou l’écosystème.
- Baromètre social et humain : il permet de suivre le climat social, les perceptions, l’engagement, l’adhésion et les éventuelles résistances dans les démarches majeures, critiques ou spéciales de changement.
- KCI — Key Change Indicators : lorsqu’ils existent, ces indicateurs sont propres à la démarche de changement. Ils en facilitent le pilotage en fonction des priorités retenues, notamment l’adhésion, la crédibilité, la notoriété, l’exposition et la transformation effective.
[4] Quelques bonnes pratiques toujours utiles à se rappeler
- Séparer clairement les données stratégiques du tableau de bord global et les données opérationnelles du tableau de suivi.
- Adapter la fréquence du reporting aux enjeux et au rythme de la démarche : suivi mensuel, hebdomadaire ou réalisé à l’occasion de chaque comité.
- Utiliser un format visuel clair : tableaux synthétiques, graphiques, courbes d’évolution et codes couleur.
- Garantir la fiabilité des données grâce à des sources vérifiées, des responsabilités clairement définies et des mises à jour régulières.
- Limiter le nombre d’indicateurs afin de concentrer l’attention sur les informations réellement utiles à la décision.
- Accompagner systématiquement les données d’une courte analyse et, si nécessaire, de propositions d’action.
- Faire apparaître clairement les écarts, leurs causes probables, leurs conséquences et les décisions attendues.
Pour aller plus loin :
👉 Plus sur la phase de pilotage d'une démarche de changement