La phase d’implantation correspond à la mise en œuvre opérationnelle du changement dans l’environnement réel de travail : elle organise le passage entre la solution développée et son utilisation effective par les équipes.
👉 La phase commence avec : l’arrivée du premier changement visible ou la disponibilité d’un premier livrable utilisable.
Elle se décompose en général en quatre grands groupes d'activités :
1. Développer et tester tout ce qui sera utile
2. Choisir une logique d’implantation
3. Gérer les défis techniques
4. Gérer les défis humains
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A l'implantation le changement devient tangible, visible |
Quatre grands groupes d'activités :
1. Développer et tester tout ce qui sera utile
L’implantation se prépare dès la conception et se poursuit pendant le pilotage du développement. Il s’agit de développer, tester et valider les équipements, logiciels, processus, consignes, supports de formation et dispositifs d’assistance nécessaires au fonctionnement du changement. Les programmes de tests — unitaires, fonctionnels, d’acceptation, de stabilité ou de performance — permettent de vérifier que les solutions sont techniquement fiables, pratiquement utilisables et adaptées aux besoins des équipes. Associer les utilisateurs, et notamment les utilisateurs clés, à ces essais facilite leur familiarisation avec le nouveau dispositif et permet de recueillir leurs observations avant la mise en production. Les acteurs peuvent ainsi visualiser la solution, la manipuler, la tester en situation réelle ou simulée et se former progressivement à son utilisation.
2. Choisir une logique d’implantation
Une fois la solution suffisamment développée, testée et comprise, il convient de choisir la logique d’implantation la mieux adaptée au contexte, au périmètre et aux risques. La bascule complète organise un passage complet et simultané de l’ancien système au nouveau ; l’implantation réversible maintient temporairement la possibilité de revenir au fonctionnement antérieur ; le pilote limite d’abord le déploiement à un site, un service ou une équipe ; l’implantation « en lasagne » introduit progressivement les fonctionnalités ou les composantes du changement ; enfin, l’implantation virale met à disposition un dispositif que des acteurs volontaires peuvent adopter de manière relativement autonome. Le choix effectué permet ensuite de préciser le calendrier, les jalons, les ressources, les responsabilités, les conditions de bascule et les solutions de repli.
3. Gérer les défis techniques
L’implantation doit garantir que la solution sera pleinement fonctionnelle, disponible au moment prévu et correctement intégrée dans son environnement. Elle nécessite d’anticiper les travaux, les transports, les achats, les approvisionnements, les autorisations, les contraintes réglementaires et les moyens logistiques. Une attention particulière doit être portée à l’intégration dans les espaces, les flux de production, les systèmes informatiques, les interfaces avec les activités situées en amont et en aval, ainsi qu’à la gestion future du parc, de la maintenance et des consommables. La préparation doit également prévoir des scénarios alternatifs, des marges de sécurité et des solutions temporaires afin de limiter les interruptions d’activité. Enfin, la documentation technique, les procédures, les supports de formation, les indicateurs et la traçabilité des décisions doivent être disponibles avant la mise en service.
4. Gérer les défis humains
L’implantation constitue une phase particulièrement visible et mobilisatrice, susceptible de faire apparaître plusieurs réactions humaines. L’inquiétude peut résulter de la perte de repères ; la surmobilisation, de l’enthousiasme ou de la pression des délais ; la perte de maîtrise, de la disparition provisoire des automatismes professionnels ; l’effet d’aubaine, de la volonté de faire aboutir d’anciennes revendications ; l’effet de bruit, de la multiplication des messages et des contre-ordres ; l’effet de contagion, de la propagation d’attitudes positives ou négatives entre services ; enfin, la surprotection peut conduire certains acteurs à se retirer ou à accumuler des précautions excessives. Ces effets doivent être gérés par une communication claire et cohérente, une implication progressive des parties prenantes, des formations pratiques, une assistance visible, une montée en puissance par étapes et une coordination étroite entre les responsables techniques, les managers et les équipes de terrain.
Les livrables fréquents
Les principaux livrables d'une phase d'implantation seront :
- Programme et
scénarios des tests et essais
- Procès-verbaux de recette ou de
réception.
- Journal des incidents et des
décisions.
- Registre des anomalies,
corrections et réserves.
- Rapport de
validation fonctionnelle et technique.
- Avis ou validation des
utilisateurs clés.
- Plan d’implantation ou de
déploiement.
- Check-list de préparation et de
mise en service.
- Plan logistique : travaux,
transports, achats et approvisionnements.
- Cartographie des interfaces et
des flux impactés.
- Plan de continuité des
activités.
- Plan de
communication spécifique à l’implantation
- Plan de formation et supports
pédagogiques.
- Guides utilisateurs,
procédures et modes opératoires.
- Fiches réflexes pour les
situations sensibles.
- Dispositif d’assistance
technique et humaine.
- Procès-verbal de mise en
production.
- Tableau de suivi : courbes d’adoption,
d’utilisation ou de production, etc.
- Plan de
montée en cadence.
- Bilan et liste des actions
correctrices.
- Procès-verbal de passage de relais aux managers opérationnels.
La phase d'implantation se termine avec : la mise en production effective d’une partie ou de l’ensemble du changement, accompagnée du passage de relais aux managers opérationnels ; ce qui va permettre de suivre quelques courbes de mise en œuvre, vérifier que l'on obtient bien les premiers résultats attendu et décider si une phase consolidation sera nécessaire ou si l'on peut clôturer ce changement et penser à capitaliser sur le travail réalisé.
☝ Bien sûr dans une démarche de changement il peut donc y avoir plusieurs phases d'implantation selon la découpe en lots de travaux, en jalons, en livrables utiles.
👉 Téléchargez le guide pratique complet : Réussir ses phases d'implantation
👉 Plus sur la phase de consolidation (phase 8)
👉 Plus sur la phase de capitalisation (phase 9)
Source : Référentiel IMCM en Management du Changement - www.imcm.eu