La phase de conception consiste à préparer un dispositif d'accompagnement du changement adapté à la demande et au contexte du demandeur afin de lui faire une offre d'accompagnement et un cahier des charges pouvant préciser les délais, les besoins et les principaux coûts du projet.
Elle vient après la phase de diagnostic et éventuellement d'études complémentaires.
Elle se termine par le "go" (décision de lancement) ou le "no go" (décision d'annulation ou de report) du commanditaire qui permet alors de passer ou non à la phase de lancement.
Choisir un accompagnement du changement adapté
La phase de conception consiste à transformer les résultats de l’exploration, du diagnostic et des études complémentaires en une démarche de changement structurée. Elle permet de choisir le type d’accompagnement, les composantes à mobiliser et les adaptations nécessaires au contexte. Elle débute avec la validation du diagnostic et s’achève par la présentation aux décideurs d’une démarche organisée, budgétée, planifiée et suffisamment souple pour évoluer.
Choisir un dispositif d’accompagnement ou une stratégie
Un dispositif d’accompagnement est privilégié lorsque le contexte est globalement favorable, que les oppositions peuvent être traitées dans la durée et qu’un dialogue constructif reste possible. Une stratégie de changement est envisagée lorsque le contexte est nettement plus défavorable, que les risques dominent les enjeux ou que le changement exige une rupture, un repositionnement ou une mobilisation immédiate.Choisir parmi cinq dispositifs d’accompagnement du changement
Le dispositif simple convient à un changement local et relativement accessible. Le dispositif accompagné prévoit l’intervention d’un binôme ou d’une équipe chargée de soutenir le porteur du changement. Le dispositif majeur concerne une transformation étendue, complexe et multidisciplinaire. Le dispositif critique répond à une situation urgente menaçant directement les activités ou l’organisation. Le dispositif spécial accompagne une ambition encore peu structurée, en privilégiant la consultation, la communication et l’émergence d’une première action.Choisir parmi seize stratégies de changement
Les stratégies de changement répondent aux contextes dans lesquels une démarche classique d’accompagnement apparaît insuffisante. Elles permettent notamment d’organiser une alliance, un phasage, une focalisation, une mobilisation, un repositionnement, une substitution, une sortie ou encore une accélération. Le choix dépend de la nature des obstacles, du degré d’urgence, des rapports entre les parties prenantes et des ressources mobilisables.
Décliner les composantes essentielles
Après avoir choisi le dispositif ou la stratégie, il convient d’en préciser les composantes opérationnelles. Leur niveau de développement dépend de l’ampleur, de la complexité et de la criticité du changement.
Composantes essentielles CAFE
Le CAFE regroupe les quatre composantes essentielles d’un dispositif accompagné : la Communication, les Actions, la Formation et l’Équipe d’accompagnement. Le plan de communication organise les messages, les publics, les canaux et les retours d’information. Le plan d’action précise les tâches, les responsabilités, les échéances et les résultats attendus. Le plan de formation prépare les compétences, la familiarisation et l’entraînement nécessaires. L’équipe réunit les acteurs, les décideurs, les experts et les relais utiles, avec des rôles clairement définis.Composantes structurelles BULLE
Pour les transformations majeures, le BULLE complète le CAFE avec cinq composantes structurelles : le Budget, l’Unité de commandement, la Logistique, les Livrables et l’Évaluation. Il s’agit de prévoir les moyens financiers et les disponibilités, de désigner un responsable crédible, d’anticiper les besoins matériels, d’organiser la production et le partage des documents et de définir les indicateurs ainsi que les conditions de réussite.
Adapter à chaque contexte
Un dispositif de changement ne peut pas être appliqué mécaniquement. Il doit être ajusté aux caractéristiques de l’organisation, aux besoins des parties prenantes, aux difficultés rencontrées et à la capacité réelle des équipes à absorber le changement.
Les complications
Une complication consiste à décliner certaines composantes du CAFE-BULLE pour plusieurs publics. La communication, les actions, les formations ou la composition de l’équipe peuvent ainsi être adaptées aux métiers, aux niveaux hiérarchiques, aux implantations ou aux cultures concernées. Cette différenciation enrichit le dispositif lorsqu’elle apporte une valeur réelle, mais elle doit rester maîtrisée afin de ne pas créer une complexité excessive.Les modes de changement
Les modes de changement permettent de donner une orientation particulière à la démarche : présenter un état futur stable, fonctionner en mode projet, relier plusieurs changements à une stratégie, décider par décret, agir en situation de crise, accélérer la mise en œuvre, favoriser l’innovation, réorganiser un processus, appliquer une norme, implanter un logiciel, adopter une lecture systémique ou accompagner individuellement certaines personnes. Plusieurs modes peuvent être combinés dans une démarche polyphonique.Les tactiques
Les tactiques sont des réponses ciblées à une difficulté particulière rencontrée au cours du changement. Elles complètent le dispositif sans se substituer à sa structure générale. Elles peuvent servir à lever un obstacle, à mobiliser rapidement des acteurs, à rendre une décision irréversible, à protéger une étape sensible ou à accélérer l’obtention de premiers résultats.Prioriser sa démarche de changement
La conception doit enfin permettre d’ordonner les actions selon leur contribution aux objectifs, leur urgence, leur faisabilité, leurs dépendances et la capacité d’absorption des équipes. Cette priorisation distingue les actions indispensables, les résultats rapides, les chantiers structurants et les améliorations pouvant être différées. Elle facilite la construction du cahier des charges, la préparation du budget et la formulation d’une offre claire à destination des décideurs.